誰都不希望寫出別人看得打哈欠的文章，偏偏很多主管無論是寫電子郵件、報告、信件，都讓人昏昏欲睡。想抓住你的讀者，記得下面三件事：
1. 慎用人稱代名詞。不要老寫「『我』如何如何」、「『我』怎樣怎樣」。每段開頭和之后接的那句，盡量不要寫「我」。多用「我們」、「我們的」、「各位」、「大家的」。這類詞更有親和力，也讓讀者有參與感。
2. 用字簡潔。英文書寫守則原本是避免「can’t」（不能）、「that’s」（那是）這類縮寫，但在書信應力求簡潔、刪去贅詞的前提下，用縮寫并無妨。
3. 不用被動語態(tài)。被動式顛倒了閱讀與理解順序，反而讓讀者一頭霧水。若要說明動作，還是盡量用主動式。例如，不要寫「結(jié)案報告是由蘇珊來準備」，改為「蘇珊準備了結(jié)案報告」。