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企業(yè)如何開(kāi)好遠(yuǎn)程會(huì)議

當(dāng)前位置:
企業(yè)如何開(kāi)好遠(yuǎn)程會(huì)議

別讓與會(huì)者分心

召開(kāi)遠(yuǎn)程會(huì)議重要的是要讓參與者保持注意力集中。如果與會(huì)者時(shí)常分心,就比較無(wú)法注意到像是臉部表情或是說(shuō)話語(yǔ)調(diào)等等細(xì)微的變化,或是發(fā)現(xiàn)某些用語(yǔ)顯示對(duì)方欲言又止。此外也可能無(wú)法監(jiān)控自己的情緒反應(yīng)和直覺(jué),但這些也是重要的資訊。更糟的是,對(duì)方必然會(huì)發(fā)現(xiàn)我們心不在焉,于是避而不談那些真正重要的議題。

使用對(duì)的設(shè)備。

投資購(gòu)買好一點(diǎn)的設(shè)備,就能大幅改善遠(yuǎn)程會(huì)議的體驗(yàn)。我有一位視頻客戶是網(wǎng)絡(luò)金融服務(wù)公司的CEO,幾乎所有員工都散布在全國(guó)各地,業(yè)務(wù)合作也多半都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。在他的住家辦公室里,配備有高品質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)攝影機(jī)、熒幕及麥克風(fēng),讓他擁有清晰的網(wǎng)絡(luò)虛擬臨場(chǎng)。當(dāng)時(shí)我們的遠(yuǎn)程會(huì)議雖然還是不像真實(shí)生活那么高解析度,但已經(jīng)相當(dāng)接近。

就算只是小小的投資,也可能帶來(lái)巨大的改善。

有一次,我的客戶是一位CEO,但他有輕微的語(yǔ)言障礙,讓我很難在電話上聽(tīng)得清楚。雖然我們面對(duì)面溝通沒(méi)問(wèn)題,但因?yàn)槎鄶?shù)時(shí)候我們還是在線上,所以我決定買了一副像是電玩競(jìng)爭(zhēng)選手用的高品質(zhì)頭戴式耳機(jī),聽(tīng)他的話就再也沒(méi)有任何問(wèn)題。同時(shí),我也買了外接的麥克風(fēng)和喇叭,這樣一來(lái)和客戶視頻的時(shí)候就不需要依賴筆電的內(nèi)建設(shè)備。

管理時(shí)間。

不論是電話會(huì)議或是視頻會(huì)議,多半都會(huì)一路討論到用光所有預(yù)訂時(shí)間,結(jié)果就只能趕快做個(gè)結(jié)論,好去開(kāi)下一場(chǎng)會(huì)。這又是另一個(gè)遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)的不同之處:在開(kāi)遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí),工作的重要一環(huán)就是要在過(guò)程中控制時(shí)間(我是用定時(shí)器,免得分心),并在預(yù)訂的時(shí)候完整結(jié)束。

遠(yuǎn)程會(huì)議最后會(huì)談到什么程度很難說(shuō),一般而言會(huì)比一般會(huì)議更廣泛,也才更有意義、更有價(jià)值。然而,這也代表每次遠(yuǎn)程會(huì)議之間最好多留幾天,好讓參與遠(yuǎn)程會(huì)議者都有時(shí)間反思這場(chǎng)談話、深化學(xué)習(xí)。另外,遠(yuǎn)程會(huì)議在爭(zhēng)論激烈時(shí)也可能讓人情緒激動(dòng),這時(shí)需要時(shí)間來(lái)沉淀,就算只是幾分鐘也可能大有助益,而讓你和其他參與者都從中學(xué)到最多。

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