我們都不想在開(kāi)電話會(huì)議時(shí)枯坐著沒(méi)事做，尤其是手邊還有別的事要忙時(shí)。但我們?cè)缫蚜?xí)慣在發(fā)會(huì)議通知時(shí)，不分青紅皂白人人都發(fā)，讓大家被迫出席一小時(shí)整的會(huì)議，即使只有五人與要討論的議題相關(guān)，收到會(huì)議通知的人卻可能有十位。
其實(shí)你不需要讓每人從頭到尾都在場(chǎng)。假如你是擬議程的人，知道何時(shí)會(huì)討論到什么主題，就可以把大家出席的時(shí)間錯(cuò)開(kāi)。比方說(shuō)你們要開(kāi)會(huì)計(jì)年度規(guī)劃的會(huì)議，你知道最后半小時(shí)才會(huì)討論到行銷預(yù)算，你就可以請(qǐng)營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)在那半小時(shí)出席即可。
這樣除了可以讓電話會(huì)議更有效率外，也是把寶貴的時(shí)間還給員工。不必?fù)?dān)心員工未受邀出席各會(huì)議，會(huì)覺(jué)得受冷落。你可以讓他們知道，你在會(huì)后將用電子郵件與他們 分享會(huì)議重點(diǎn)與相關(guān)訊息。