公司召開管理會(huì)議，初衷往往是好的，譬如為了改善業(yè)務(wù)流程、討論公司戰(zhàn)略方向等等。初衷盡管良好，但結(jié)果卻不一定是好的。多數(shù)公司召開管理會(huì)議的效果往往強(qiáng)差人意，更有甚者，還會(huì)被管理者指責(zé)說一切都是在浪費(fèi)時(shí)間。
通常情況下，由于管理會(huì)議并未圍繞著具體目標(biāo)展開規(guī)劃，公司也很少留意會(huì)后的進(jìn)展。會(huì)議之后，員工士氣也許會(huì)大幅上升，但如果沒有明確的方向，后續(xù)工作就往往敷衍了事，具體成果寥寥無幾。不過，如果會(huì)議從策劃階段就有明確目標(biāo)，要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)就只需要幾個(gè)簡單步驟。
1.制作簡明扼要的會(huì)議材料讓參會(huì)者帶走。
管理會(huì)議最關(guān)鍵的時(shí)刻在于參會(huì)的管理者回到自己的部門，回到自己的崗位上，別人問起：“會(huì)上說了什么？”參會(huì)者應(yīng)當(dāng)清楚作答，解說會(huì)議成果。但如果他們只帶回了一張筆記，對(duì)著紙上潦草的評(píng)論、涂鴉和含義不明的短語，就很難講得清楚；這種情況屢見不鮮。會(huì)務(wù)人員應(yīng)為參會(huì)者提供討論重點(diǎn)、演講概述或視頻鏈接，協(xié)助他們傳達(dá)會(huì)議目標(biāo)，讓他們的團(tuán)隊(duì)了解會(huì)議內(nèi)容，進(jìn)而加以討論。參會(huì)者最好根據(jù)自己的理解補(bǔ)充一些內(nèi)容，使材料更為貼近實(shí)際。我們嘗試過幾次在會(huì)議閉幕前增設(shè)一個(gè)環(huán)節(jié)，讓與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)者相互合作，模擬向團(tuán)隊(duì)傳達(dá)會(huì)議主旨的情景，并互提反饋，在內(nèi)容和方式兩方面給出建議。
2.確保會(huì)議上自上而下、自下而上和跨層級(jí)的承諾全部留檔。
會(huì)上未能處理的問題，無論是來自高管層還是由參會(huì)者提出，都應(yīng)該在會(huì)后1至2周內(nèi)給與回應(yīng)。此外，高管團(tuán)隊(duì)還應(yīng)當(dāng)跟進(jìn)參會(huì)者在會(huì)議上承諾要執(zhí)行的項(xiàng)目。最好的情況是，會(huì)議結(jié)束30天后，每位參會(huì)者都能收到高管發(fā)來的電子郵件，郵件中要列出與會(huì)者在工作表格中承諾將要采取的行動(dòng)，請(qǐng)他們簡述執(zhí)行情況。
3.繼續(xù)交流。
在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi)進(jìn)行問卷調(diào)查，獲取參會(huì)者對(duì)會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度的反饋，并向參會(huì)者征詢意見：哪方面卓有成效，哪方面尚需改進(jìn)，明年的會(huì)議須揚(yáng)棄哪些方面。再次提出會(huì)前調(diào)查的問題，可以洞悉會(huì)議起到的效果。例如，有家公司在做會(huì)前調(diào)查時(shí)，那些表示完全理解公司戰(zhàn)略規(guī)劃的人只有37%，會(huì)后這一數(shù)字便上升到82%；認(rèn)為自己對(duì)公司前景“樂觀”和“非常樂觀”的人數(shù)比率從49%上升到80%。要確保參會(huì)者能夠通過公司內(nèi)部社交網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)交流，以此鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部合作以及會(huì)上組織或自發(fā)形成的討論小組成員相互合作。
企業(yè)若能調(diào)節(jié)組織機(jī)構(gòu)中的信息流動(dòng)方式（推動(dòng)自下而上的信息流，讓自上而下的信息傳達(dá)得更高效，并大力促進(jìn)跨層級(jí)交流），便可真正令管理者會(huì)議發(fā)揮作用，成為年度管理日程中最亮麗的一筆。領(lǐng)導(dǎo)者在會(huì)議開始前就知道自己的話有人聽，公司各個(gè)階層的人都將明白會(huì)議結(jié)果對(duì)自己有何意義，高管層會(huì)知道這次會(huì)議能產(chǎn)生極有價(jià)值的成果。如此一來，籌備和舉辦會(huì)議的巨大投入便是值得的。人們會(huì)熱切期待之后的管理會(huì)議，期待下一次對(duì)每個(gè)人都有重大戰(zhàn)略意義的盛事。