對(duì)于很多經(jīng)理人及企業(yè)管理者而言，有效地對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理能夠節(jié)省出大量的時(shí)間。管理者的級(jí)別越髙，被會(huì)議占用的工作時(shí)間就會(huì)越長(zhǎng)。此方面的任何改進(jìn)都會(huì)對(duì)管理者本人和員工的時(shí)間管理及生產(chǎn)力產(chǎn)生直接的積極影響。
高效會(huì)議常見的干擾因素有以下幾點(diǎn)：
1.與會(huì)人員一再遲到。
2.盡管事先要求，但與會(huì)人員仍然未做準(zhǔn)備。
3.與會(huì)人員精神不集中，甚至在會(huì)上處理其他事情。
4.與會(huì)人員樂于長(zhǎng)時(shí)間討論，卻不愿意承擔(dān)起責(zé)任。
5.某些與會(huì)者沒有執(zhí)行在上次會(huì)議中承擔(dān)下來的工作。
6.沒有人知道該討論些什么。
7.太多時(shí)間浪費(fèi)在無關(guān)緊要的事情上，造成沒有時(shí)間討論重要的議題。
8.在各種議題間跳來跳去。
9.沒有就議題的順序和與會(huì)者進(jìn)行協(xié)調(diào)，造成其中某些人盡管只須參與極少內(nèi)容，卻要整個(gè)會(huì)議期間一直在場(chǎng)。
10.邀請(qǐng)無關(guān)人員到會(huì)。
11.陷入到細(xì)節(jié)討論之中。
12.某些人占用的時(shí)間超出為其計(jì)劃和規(guī)定的時(shí)間。
13.有些人意見多多，有些人沉默不語。
14.兩個(gè)與會(huì)者在會(huì)上，而不是會(huì)后就展開了關(guān)于某個(gè)議題的具體執(zhí)行時(shí)間和細(xì)節(jié)的討論。
15.沒有對(duì)會(huì)議結(jié)論與待辦事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)。
所有這些干擾因素都是可以被克服的。高效的會(huì)議需要具備3個(gè)只有管理者及領(lǐng)導(dǎo)者才能執(zhí)行的組成部分及對(duì)策。
會(huì)議文化
會(huì)議文化需要上級(jí)的表率踐行并向所有參與者提出明確要求。例如，很多部門會(huì)議開始時(shí)間總是比商定的晚5~10分鐘，其原因往往是領(lǐng)導(dǎo)遲到。如果領(lǐng)導(dǎo)總是準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)并且準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議，那么他就釋放了一個(gè)信號(hào)，會(huì)議準(zhǔn)時(shí)對(duì)他而言是非常重要的。如果一位與會(huì)者遲到了，上級(jí)不要視而不見，而應(yīng)該請(qǐng)他下次準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。相反，如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此沒有反應(yīng)，于是其他員工也會(huì)允許自己遲到。會(huì)議文化只能通過領(lǐng)導(dǎo)推行，因?yàn)橹挥兴麚碛型藕蛻土P的權(quán)力。沒有做出表率作用，并且未能對(duì)此提出明確要求將導(dǎo)致前述第1～5條干擾因素的產(chǎn)生。
議事日程
議事日程需要通過及時(shí)提交會(huì)議內(nèi)容，其后與團(tuán)隊(duì)共同確定。理想的情況應(yīng)該是，會(huì)前一天，議事日程已經(jīng)通過電子郵件發(fā)送到了與會(huì)者手中。郵件內(nèi)容應(yīng)該包括：會(huì)議議題，議題發(fā)言人，每個(gè)議題大約所需的時(shí)間，并提示是否應(yīng)該及如何進(jìn)行準(zhǔn)備。
如果議事日程未能在會(huì)前發(fā)送，也可以在會(huì)議開始時(shí)首先列示出來。寫下所有的議題、議題發(fā)言人和預(yù)估的每個(gè)議題所需時(shí)間。由于會(huì)議時(shí)間通常非常有限，管理者應(yīng)該根據(jù)議題的重要程度，同時(shí)考慮所需要的參與人進(jìn)行排序，這樣才算是對(duì)時(shí)間進(jìn)行了充分利用。若沒有議事日程，將出現(xiàn)上面提到的第6～10條干擾因素。
會(huì)議主持
會(huì)議主持人負(fù)責(zé)控制議事日程與時(shí)間的執(zhí)行，他會(huì)在團(tuán)隊(duì)陷入細(xì)節(jié)討論或偏離主題的情況下進(jìn)行干預(yù)；控制那些意見多多的人，調(diào)動(dòng)那些沉默寡言的人；會(huì)議結(jié)束時(shí)進(jìn)行總結(jié)。每一次會(huì)議可以更換不同的主持人。在有主持人的會(huì)議中，管理者也要遵守統(tǒng)一的規(guī)定。例如，將自己的發(fā)言控制在1～2分鐘，并且能夠接受別人的勸阻。有些管理者，盡管指定了會(huì)議主持人，卻往往使之流于形式或時(shí)不時(shí)地自己承擔(dān)了主持的角色。沒有指定會(huì)議主持人會(huì)導(dǎo)致第11～15條干擾因素產(chǎn)生。
大多數(shù)會(huì)議在上面提到的3個(gè)核心問題中的一個(gè)或多個(gè)上存在著改進(jìn)的空間，盡管這些問題通常是很多會(huì)議效率研討中討論的內(nèi)容，而且每位管理者都熟知其理論上的運(yùn)作方式，但卻總是缺乏實(shí)際的執(zhí)行。以至于無論是管理者還是員工每天都要面對(duì)開不完的會(huì)。在提升會(huì)議效率這些件事上，管理者一定要認(rèn)識(shí)到，自己的表率有時(shí)會(huì)起到?jīng)Q定性的作用。