身為一個有效的管理者，無論在給員工正面稱贊，還是負面批評時，你都必須很有技巧。稱贊員工當然容易，不過批評員工就顯得有挑戰(zhàn)性且令人不悅許多。不過，身為管理者，本就需要偶爾提點員工他們有哪些地方需要改進。因此，學習如何給、還有什么時候該給負面評價，對主管來說，是很必要的課題。
首先你需要知道的是，一般來說，人們對于負面事件的反應程度，會比正面的事要強烈許多。換句話說，丟了一百美金跟贏了一百美金相比，我們對前者的情緒起伏比較大。事實上，現(xiàn)任華盛頓大學（University of Washington）榮譽教授約翰?戈特曼（John Gottman）就曾在他很有影響力的一本管理類書籍中說，正面互動跟負面互動的比率至少要是五比一，婚姻才會成功。
這種觀察在工作情境里也同樣適用，證據(jù)可見于時任明尼蘇達大學（University of Minnesota）教授的安德魯?麥納爾（Andrew Miner）和他的同僚在2005年所發(fā)表的一篇研究。他們每天分多次記錄員工的心情，且在每次記錄時都詢問他們，在過去幾小時里可有什么事情發(fā)生（例如跟同事的一次正面互動）。
他們的研究發(fā)現(xiàn)，員工們對與老板的負面互動的反應，會比對正面互動的反應強六倍。這顯示負面評語對員工的身心狀況–還可能包括生產(chǎn)力–有明顯不利的影響。
這個發(fā)現(xiàn)對管理者來說有何意義？簡單來說，原則上管理者在批評員工時，會需要很小心謹慎。
首先，切記要避免非故意地批評任何一個員工。舉例來說，倘若員工交出一份文件的初稿，雖然整篇內(nèi)容總體來說其實是不錯的，有些主管仍可能會想要提出一些小幅的修改建議。在此情況下，主管應該要很清楚地表示說，他的這些修改建議只是出自另一雙眼的意見–且他們不是在批評員工的工作表現(xiàn)。
更概括來說，管理者在出言批評時，會需要衡量一下利弊得失。在你批評員工時，你所提供的可能不僅僅是糾正性的資訊，還可能讓你的員工心情不好。如果其實員工所犯的錯很無關(guān)緊要、你的批評的糾正性價值很低，我建議可能最好把這種批評留在你心底。
當然在許多時候，管理者的確會有需要出言責備員工。此時，別忘了你批評他們的目的：為了要讓員工的工作表現(xiàn)更好。雖說你多么想為了糟透的表現(xiàn)大大數(shù)落員工一番，你的公司并不會因此獲得什么好處。
事實上，羞辱你的員工可能會對你的公司有很不良的影響?？他愃雇?波拉（Chritine Porath）和克麗斯汀?皮爾森（Christine Pearson）發(fā)表于《哈佛商業(yè)評論》的一篇研究發(fā)現(xiàn)，許多員工會認為自己在工作場合里處在無禮言行的接收端，例如承受老板過度苛刻的責罵。根據(jù)他們的研究，將近有一半的員工會因此決定故意降低生產(chǎn)力。
為維持你對員工負面評價的糾正效果，我建議一步一步來，緩和一下你想要爆炸的情緒。你想要你的員工注意你想要傳達的訊息，而不是任何負面的情緒。
最低程度的要求是，一定要是在私底下提出批評。沒有比在同事面前被老板責備還要丟臉的事了。在提出批評時，記得你的語氣仍要讓員工感覺你和他是同一陣線，讓他知道他還是有你的支持和尊重。
一個向員工提出評論的策略是在開頭時說：「讓我給你一點意見」。這樣的說法讓員工做好情緒上的準備，傾聽你接下來要說的話；就我的經(jīng)驗，這也似乎較能啟動員工腦中冷靜、理性的那一面，而非有防衛(wèi)心、情緒化的那一面。
對員工提出負面評語在有效的管理中，是很重要的一環(huán)。不過，你要用有智慧且小心謹慎的方式運用它，不然它可能變得弊多于利。把焦點放在未來進步的空間，而不是花心神抨擊過去所犯的錯誤。并且反覆思量是否真該對某一項錯誤做出批評：批評會對員工的愉快情緒和生產(chǎn)力造成意想不到的強大影響。
而在稱贊員工方面所應注意的事，基本上就是把上述的要訣反過來做。和批評不同，管理者應該要慷慨地、公開地、還有把握任何機會出言贊美員工–特別是在工作量最大的時候。雖說大部份的老板都自認已給員工相當多的贊美，但我卻很少碰到員工覺得老板對他或她的工作成就夠珍惜。所以，盡可能常讓你的員工們知道，你有多么感激他們對公司的付出與努力。