想象一下下面的情景：老板把你叫到跟前，對你說：“太好了，你來了。我有個工作交給你?！比缓螅v述了一個復(fù)雜的項目，并要求你的團隊予以實施。你詢問時間期限和預(yù)算的問題，得到的答復(fù)是：“3個月完成，沒有預(yù)算，這完全屬于你的正常的工作范圍。你現(xiàn)在做的不就是這類事情嗎？我知道，你是值得信賴的?！苯酉聛?，他開始埋頭處理文件，而這就表示談話已經(jīng)結(jié)束了。而你已經(jīng)頭大了：“該怎么做呢？這么短的時間。”
大多數(shù)經(jīng)理人此時此刻會如何反應(yīng)？一些人會情緒低落地離開房間，因為他們知道，想要完成任務(wù)，只有加班加點地工作。即使如此，也沒有把握一定可以完成任務(wù)。而另一些人則會馬上抗議：“老板，這不行吧。這個項目短時間內(nèi)無法完成，何況還沒有預(yù)算，我們本來就已經(jīng)負擔過重了?！崩习逋ǔ绾位貞?yīng)呢？他會說：“請你不要講什么負擔過重。每個人都有很多工作要做。不要那么悲觀。我相信你一定能完成任務(wù)?！边@種爭辯起到什么作用了嗎？完全沒有，只會讓老板覺得你過于悲觀。
有效的自衛(wèi)方式與此不同。首先，要聽取老板的要求。當你知道自己難以滿足他的期望后，你可以這樣說：“好的，我會考慮一下如何運作，做出計劃后，再和您溝通，可以嗎？”然后，靜下心來計算一下項目所需的時間消耗和成本消耗。把你的計算一目了然、明晰準確地呈現(xiàn)在一張紙上，并再次去找老板。高層領(lǐng)導(dǎo)者喜歡把東西總結(jié)在一張紙上！現(xiàn)在，可以與他就你的計算進行溝通了。
當然，他肯定不會完全依照你的計算來減輕你的負擔，但這樣做所取得的結(jié)果往往明顯好于老板之前的粗略估計。老板提出的要求通常有點心血來潮，他感覺3個月已經(jīng)是很長一段時間了，任務(wù)一定可以完成。領(lǐng)導(dǎo)往往對任務(wù)的復(fù)雜性缺乏清晰的認識。
關(guān)于這一點，在現(xiàn)實中有一個有趣的現(xiàn)象非常值得注意。假設(shè)你和員工估計完成某項任務(wù)需要10個完整的工作日（一個完整工作日意味著某人在一天之中從早到晚專注于此項工作，不受任何其他項目干擾）?，F(xiàn)在，將一個復(fù)雜工作拆分為若干項，然后與你的團隊一起估算每項工作所需要的時間及時間總和。憑經(jīng)驗來說，其結(jié)果總是會超過之前估算的10個工作日。由此可見，不要與領(lǐng)導(dǎo)討論估算出的整個任務(wù)所需時間，要在筆頭上計算出每項細分工作所需的時間，然后列在紙上拿去與他討論。清晰明確、無可辯駁的論點比籠統(tǒng)模糊的說法更容易被老板接受。你可以按照下面的步驟簡單地制作估算表。
第一步：將復(fù)雜的任務(wù)拆分
思考一下，完成任務(wù)需要多少個完整工作日。如果不太了解某項工作的具體消耗，可以向員工中這方面的專家或公司內(nèi)相關(guān)部門尋求意見。他們通常對此有更為準確的認識。
第二步：制定時間計劃
從時間計劃中提煉出完成任務(wù)所需要的實際時間。計算需要的時間時，要注意以下幾個方面：
?有幾名員工可以投入這個項目？
?這些員工每天可以為此工作多長時間？
?還有哪些其他的重要工作無法推遲，需要同時進行？
?將要負責此任務(wù)的人員事先有沒有申請在項目期間休假？
假設(shè)老板分配給你和你的團隊一個任務(wù)，要在5周之內(nèi)完成。您或某位專家認為，完成這個任務(wù)需要10個完整的工作日。只有一位具備所需知識的女員工能承擔這項工作。向她詢問后得知，鑒于手頭的工作，她每天最多只能用1/4的工作時間來處理這個任務(wù)，而且前提是不能再為她增加其他重要的任務(wù)。這樣算來，所需時間已經(jīng)變成了40天。員工周末要休息，40個工作日就成了8周。你們看了一眼日歷，發(fā)現(xiàn)在此期間還要舉行一個大型活動，也需要這位員工的參與，這會耗費她一周的時間，此外，她還申請了一周的假期去旅游。算上這兩周的話，你所計算出的10個專屬工作日完成的任務(wù)，實際的實施時間變成了10周，也就是70天。
粗略計算如下：
任務(wù)X由邁爾女士負責：
10個完整工作日×4（每天只有1/4的工作時間）=40個工作日
40個工作日+5個活動日+5天旅行假期=50個工作日
50個工作日=10周
現(xiàn)在，你就可以有理有據(jù)地向領(lǐng)導(dǎo)陳述，為什么你會對他提出的5周完成工作的要求持有異議了。如果能夠說明，除了此項任務(wù)員工還參與了哪些其他項目，以及1/4工作時間比例的合理性，那么他會明白為什么不能在5周內(nèi)完成任務(wù)。
第三步：為老板提供解決方案
向老板展示你的估算后，不要讓他覺得被逼入了絕境，否則他會利用等級權(quán)力使出“排除萬難，必須完成”這一招。如果可能的話，要提供3個解決方案。只有在面對3個選擇時，老板才會感覺真的可以自由地做出選擇。只有一個方案會讓他感受到不得不選的壓力，兩個方案則讓他覺得進退兩難。其實只要稍加思索，就可以至少找到3個解決方案。
而對我們上面提到的例子，你就可以考慮如何在這個任務(wù)上給邁爾女士提供幫助，或者減輕她手頭上其他某個任務(wù)的負擔。
方案1：可以另派一名員工女士給邁爾女士幫忙。這樣的話，她就可以趕在大型活動和休假之前完成工作。這會為我們節(jié)省4周時間。
方案2：這部分任務(wù)，我們可以和一家中介公司合作完成。但這仍會需要5周的時間。
方案3：我們需要延長到10周。這樣可以在不增加人員和成本的情況下完成任務(wù)。
你一定會吃驚地看到，那個曾經(jīng)如此“緊急”的任務(wù)在面對你所列出的額外的人力和成本支出時，迅速地變?yōu)榱恕安荒敲淳o急”的任務(wù)。如果老板采納了你的建議，也許會允許你延長到8周。通常老板不會同意完全按照你的愿望延長到10周，但對你而言，8周已經(jīng)比5周強多了。