法則一：禁用手機(jī)和電腦。
原因有二：第一，手機(jī)和電腦會(huì)讓我們分心。很多人自以為可以一心多用，像是一邊聽開會(huì)報(bào)告，一邊寫電子郵件或是閱讀微博更新，但是研究顯示我們其實(shí)做不到。近期的神經(jīng)科學(xué)研究對(duì)這點(diǎn)探討得很清楚，一心多用其實(shí)是不可能存在的。雖然我們可以同時(shí)做些簡(jiǎn)單的事，比如一邊走路、一邊講話，但大腦無法同時(shí)處理多件事情。研究顯示，如果試著要一心多用，完成某項(xiàng)工作的時(shí)間可能會(huì)拖長(zhǎng)50%，而且犯的錯(cuò)誤也可能多出50%。
更糟的是，那些會(huì)在開會(huì)的時(shí)候拿起手機(jī)的人，很可能正是那些最無法一心多用的人。研究發(fā)現(xiàn)，某個(gè)人若是同時(shí)使用多種媒體的時(shí)間越多，在標(biāo)準(zhǔn)化的一心多用測(cè)驗(yàn)上得到的分?jǐn)?shù)就越低。
第二個(gè)禁用手機(jī)和電腦的原因，則在于這會(huì)讓別人分心。信匯中正領(lǐng)導(dǎo)力最近做了一項(xiàng)簡(jiǎn)單調(diào)查，評(píng)估了一般人覺得在開會(huì)的時(shí)候接手機(jī)、在微博發(fā)動(dòng)態(tài)、或是看微信朋友圈這些動(dòng)作，是否會(huì)造成分心，或者在社交上是不恰當(dāng)?shù)男袨?。?fù)責(zé)這項(xiàng)調(diào)查的吉寧博士表示：「雖然是同樣的行為，但如果是別人（朋友或同事）在做這件事，受試者會(huì)覺得問題比較嚴(yán)重；但如果是受試者自己在做這些（可以說是）不禮貌的事，他們卻不認(rèn)為有什么太大的問題?！箯慕Y(jié)果可見，開會(huì)的時(shí)候，如果看到別人在用手機(jī)或電腦，我們會(huì)覺得不太高興。他說：「然而，如果是我們自己這么做，我們卻無法感覺到自己的行為也會(huì)造成別人同樣的不悅反應(yīng)?！勾送?，如果開會(huì)的時(shí)候看到別人伸手去拿手機(jī)（特別如果那人是位高級(jí)管理者），我們就會(huì)覺得受到傷害或侮辱。如果你正在做簡(jiǎn)報(bào)、或是討論某個(gè)想法，卻看到有高管在講電話，就會(huì)覺得很受傷。
還是有些情況，在開會(huì)的時(shí)候也能使用手機(jī)和電腦。例如做筆記，或是取得參考資料。有些時(shí)候，可能真的有什么大事發(fā)生，所以需要使用這些設(shè)備。但如果算不上大事，還是把手機(jī)和電腦都關(guān)機(jī)，專心開會(huì)吧。
法則二：開會(huì)時(shí)間越短越好，不要超過一小時(shí)。
研究顯示，開會(huì)時(shí)間短有好處。第一，與會(huì)者比較能維持專注。經(jīng)典研究發(fā)現(xiàn)，群組會(huì)根據(jù)截止時(shí)間和時(shí)間限制，來調(diào)整工作速度和互動(dòng)的風(fēng)格。舉例來說，一項(xiàng)研究指出：解決問題的時(shí)候，如果時(shí)間壓力比較大，群組的溝通速度會(huì)比時(shí)間壓力小的時(shí)候更快，決策流程也會(huì)比較獨(dú)斷。人們?nèi)羰前l(fā)現(xiàn)時(shí)間不夠，就不會(huì)再提問或談話，而是專心完成工作。
但也不是所有會(huì)議都該在30分鐘之內(nèi)解決。確實(shí)有些對(duì)話需要更多時(shí)間，開會(huì)的時(shí)候也不該只是急著處理一個(gè)又一個(gè)主題。如果開會(huì)的目的就是要仔細(xì)談?wù)撃臣拢捅仨氉屗腥擞凶銐虻臅r(shí)間發(fā)表意見、回應(yīng)別人的意見、達(dá)成結(jié)論。雖然時(shí)間壓力能讓過程較有效率，但也不能將時(shí)間縮得太短，而影響重要對(duì)話的完整性。
法則三：站著開會(huì)，生產(chǎn)力更高。
有些人可能會(huì)覺得這只是嘩眾取寵的花招，但已經(jīng)有實(shí)證資料證明站著開會(huì)確實(shí)有效。美國(guó)密蘇里大學(xué)（University of Missouri）教授艾倫·布魯頓（Allen Bluedorn）曾作過相關(guān)研究（當(dāng)時(shí)是1999年，站著開會(huì)還未形成風(fēng)潮），結(jié)果發(fā)現(xiàn)站著開會(huì)的時(shí)間比坐著開會(huì)減少34%，但得到的會(huì)議結(jié)論相同。
法則四：讓人人都參與，而且要請(qǐng)那些平常不發(fā)言的人也發(fā)表意見。
有些人可能其實(shí)很想發(fā)言，但要有人請(qǐng)才會(huì)開口。這背后可能是因?yàn)椤肝幕蛩亍⒄Z言障礙，或是個(gè)性問題。」那些不太參與對(duì)話的人，常常反而會(huì)有最佳的觀點(diǎn)，絕對(duì)應(yīng)該請(qǐng)他們發(fā)言。
人人都參與，不只是對(duì)會(huì)議結(jié)果有利，對(duì)與會(huì)者本身也是好事。大家其實(shí)都希望有人聆聽、考慮自己的意見，而且只要在會(huì)議中詢問他們的意見，就等于是提升他們對(duì)該項(xiàng)議題的投入程度。
有些人當(dāng)場(chǎng)發(fā)言會(huì)怯場(chǎng)，你可以事先跟他們談?wù)?，說你希望他們開會(huì)時(shí)能夠提供意見。這樣一來，他們就有時(shí)間先想好要講什么。雖然到了會(huì)議上，你還是得特別點(diǎn)他們才會(huì)開口，但那時(shí)他們已經(jīng)準(zhǔn)備好了。
法則五：不要只是為了宣布最新進(jìn)展而開會(huì)。
如果開會(huì)時(shí)原本就有值得討論的重要事情，你可以順便簡(jiǎn)短地宣布一些事。例如在最后問大家：在散會(huì)前，有沒有什么要提醒大家的事？你們部門有什么事應(yīng)該要讓其他部門知道的？但是如果開會(huì)只是為了宣布事情，就應(yīng)再想想這么做是否恰當(dāng)。如果寄封電子郵件就好，何必浪費(fèi)寶貴的時(shí)間開會(huì)呢？
而且，只為了宣布事情就開會(huì)，問題還不只是浪費(fèi)時(shí)間而已。羅伊?鮑麥斯特（Roy Baumeister）、凱絲琳?沃絲（Kathleen Vohs）等人的研究指出，我們的「執(zhí)行力」資源有限。一旦耗盡這種資源，我們就會(huì)做出糟糕的決定或選擇。業(yè)務(wù)會(huì)議需要非常投入、專心、做抉定，但很少注意到與會(huì)者有限的認(rèn)知資源也會(huì)消耗掉，若是開會(huì)時(shí)間太長(zhǎng)，或是太常開會(huì)，就更是如此。如果耗盡了執(zhí)行力資源，甚至可能導(dǎo)致判斷失準(zhǔn)、行為不檢。所以，如果能不開的會(huì)，就不要開吧。
法則六：一定要在事前給議程，并清楚說明會(huì)議目標(biāo)。
這大概是有關(guān)開會(huì)的最重要一項(xiàng)建議了。事先規(guī)劃會(huì)議、設(shè)定議程很重要。必須先講清楚要做什么，與會(huì)者才知道自己該做的事。很多團(tuán)體作決策時(shí)之所以荒腔走板，正是因?yàn)槭孪热狈η宄男袆?dòng)計(jì)劃。而有了計(jì)劃，才有機(jī)會(huì)厘清要做的事情，并思考可能阻礙我們完成目標(biāo)的障礙。
有許多資料都提到開會(huì)浪費(fèi)了多少時(shí)間。但你只要憑直覺就能知道這一點(diǎn)，不必靠研究才知道。下次要找人開會(huì)的時(shí)候，請(qǐng)盡量好好運(yùn)用大家的時(shí)間——包括你自己的時(shí)間。