企業(yè)管理工作混亂、苛刻的性質(zhì)，使時(shí)間管理成為領(lǐng)導(dǎo)者及管理者最重要的行政管理技能之一。本文提出了管理者做好時(shí)間管理、處理需求以及應(yīng)對(duì)角色沖突的12項(xiàng)實(shí)踐。這些實(shí)踐都是以研究、實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和咨詢顧問的建議為基礎(chǔ)提出來的。
1.了解需要和約束條件的產(chǎn)生原因
了解其他人如何看待管理者角色和期望很有必要。對(duì)需求和約束條件的感受，不可避免地會(huì)涉及個(gè)人主觀判斷，但很多管理者沒能花費(fèi)必要的時(shí)間，充分收集與此項(xiàng)決策有關(guān)的信息。不要假設(shè)每個(gè)人都同意你關(guān)于有效管理的愿景、優(yōu)先級(jí)排序或個(gè)人觀點(diǎn)。在你能滿足他人、或調(diào)整他人的期望之前，有必要了解他們真正想要的是什么。了解他人對(duì)管理者的角色期望，需要經(jīng)常性的面對(duì)面交流、提出問題、傾聽他人的意見，而非不斷的說教、過于在意他人的負(fù)面反應(yīng)（包括非言語暗示），并應(yīng)當(dāng)努力發(fā)現(xiàn)隱藏在一個(gè)人觀點(diǎn)與偏好背后的價(jià)值觀和需要。
2.擴(kuò)大選擇的范圍
太多的管理者過于關(guān)注需要和約束條件，卻未能充分考慮以不同方式定義工作的機(jī)會(huì)。管理者有必要從具體工作中脫身出來，以更廣泛的戰(zhàn)略視角來看待工作。管理者幾乎總有可能主動(dòng)與上級(jí)一起定義其工作，獲得更多的自由處置權(quán)，特別是在責(zé)任界定不清、已經(jīng)出現(xiàn)角色模糊的情況下。通過發(fā)現(xiàn)規(guī)避需要、減少約束條件的方法，管理者可以擴(kuò)大自身面對(duì)的選擇范圍。管理者在進(jìn)行計(jì)劃和工作議程安排時(shí)，都應(yīng)不斷分析限制其當(dāng)前效能的各項(xiàng)需要和約束條件，以及如何減少、消除或規(guī)避其影響。
3.確定你想達(dá)成的成果
如果希望成為有效的管理者，就必須很好地使用時(shí)間這一稀缺資源。有效時(shí)間管理的關(guān)鍵，是知道你想要達(dá)成的成果。一個(gè)有著清楚目標(biāo)的人，能明確哪些是重要活動(dòng)，也能以最佳方式規(guī)劃時(shí)間；沒有清晰的目標(biāo)，再多的計(jì)劃也無法改善時(shí)間管理。目標(biāo)和優(yōu)先級(jí)排序可能是非正式的，例如管理學(xué)者科特所說的“內(nèi)心日程”，但它們應(yīng)當(dāng)是經(jīng)過深思熟慮的、持續(xù)進(jìn)行的過程。
4.分析你如何利用時(shí)間
如果不知道時(shí)間是如何浪費(fèi)掉的，就很難改進(jìn)時(shí)間管理。大多數(shù)管理者不能準(zhǔn)確估計(jì)自己花在不同活動(dòng)上的時(shí)間。大多數(shù)時(shí)間管理系統(tǒng)都會(huì)建議，應(yīng)在一兩周時(shí)間內(nèi)進(jìn)行每日活動(dòng)日志記錄。這個(gè)日志應(yīng)當(dāng)以每15分鐘為單位，列出管理者所做的每項(xiàng)活動(dòng)。明確每項(xiàng)活動(dòng)的控制者（如本人、上級(jí)、下屬、其他外部人員、組織要求），以及該活動(dòng)是預(yù)先汁劃的、還是對(duì)外部要求和發(fā)生問題的即時(shí)回應(yīng)。需要在日志中標(biāo)出導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的典型活動(dòng)（如不必要的干擾、漫長的會(huì)議、尋找放罝不當(dāng)?shù)奈锲罚?。?yīng)當(dāng)對(duì)時(shí)間日志加以分析，明確每項(xiàng)活動(dòng)的重要性和必要件。考慮是否可以刪減、合并這些活動(dòng)，或減少活動(dòng)花費(fèi)的時(shí)間。確定是否有太多活動(dòng)是由他人發(fā)起的，以及是否在重要但不緊迫的活動(dòng)上分配了充裕的時(shí)間。
5.計(jì)劃每天、每周的活動(dòng)
時(shí)間管理的大量實(shí)踐類文獻(xiàn)，都主張預(yù)先安排每天、每周活動(dòng)的重要性。在計(jì)劃每天的活動(dòng)時(shí)，第一步是列出一個(gè)當(dāng)日“待辦事項(xiàng)清單”，并確定每件活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)排序。這種明確優(yōu)先級(jí)的活動(dòng)清單應(yīng)當(dāng)和日歷結(jié)合使用，顯示管理者需要參加的會(huì)議和預(yù)定事項(xiàng)，并據(jù)此計(jì)劃第二天的其他活動(dòng)。個(gè)人能自由安排的時(shí)間，都盡量用于處理高優(yōu)先級(jí)的活動(dòng)。如果沒有充分的時(shí)間去做緊迫且重要的活動(dòng)，就應(yīng)當(dāng)重新安排日程、或?qū)⒁恍┎惶匾幕顒?dòng)委派給他人。同時(shí)處理多種不同活動(dòng)、決定將時(shí)間用于完成哪些活動(dòng)，是管理工作中一項(xiàng)困難但基礎(chǔ)性的內(nèi)容。需要牢記的是，與在多個(gè)不同類型任務(wù)之間轉(zhuǎn)換相比，集中時(shí)間完成一組性質(zhì)相似的任務(wù)會(huì)更有效率。有時(shí)可以在一天的同一時(shí)段安排相似的活動(dòng)（如打幾個(gè)電話、回幾封信）。此外，還應(yīng)當(dāng)考慮到個(gè)人的精力和生理周期。對(duì)不同的人而言，一天當(dāng)中警覺性、效率的高峰出現(xiàn)于不同時(shí)間段，精力的高峰期應(yīng)當(dāng)用于完成需要?jiǎng)?chuàng)造性的困難任務(wù)。
6.避免無謂的活動(dòng)
從事過多非必需任務(wù)、工作負(fù)荷極重的管理者，很有可能忽視那些對(duì)達(dá)成關(guān)鍵目標(biāo)至關(guān)重要的活動(dòng)。由于擔(dān)心造成下屬、同級(jí)或上級(jí)的不滿、缺乏自信以及無法斷然拒絕他人的請(qǐng)求，管理者可能會(huì)接受一些非必需的任務(wù)。避免非必需任務(wù)的一個(gè)途徑，是做好準(zhǔn)備、使用巧妙的方式拒絕他人（如果某人可以完成你分內(nèi)的部分工作，你才能幫助他完成該任務(wù)；指出他人可以更快或更好地完成該項(xiàng)任務(wù)；指出如果你按他要求的去做，就會(huì)導(dǎo)致某項(xiàng)重要任務(wù)的延遲或造成損害）。管理者也可以指出資源節(jié)約及其他可能的益處，以徹底減少某些待完成的非必需任務(wù)。無法縮減或委托他人的非必需任務(wù)，可以推遲到空閑時(shí)間完成。有時(shí)，一個(gè)任務(wù)拖延的時(shí)間足夠長，提出任務(wù)要求的人可能發(fā)現(xiàn)它根本是不必要的。
7.克服拖延的習(xí)慣
即使某一活動(dòng)明顯很重要，一些人仍然拖延該任務(wù)，而愿意從事某些重要性不高的活動(dòng)。拖延的一個(gè)原因是害怕失敗。人們找各種借口推遲任務(wù)完成，是由于他們?nèi)狈ψ孕?。?duì)此的一個(gè)解決方案是將長期、復(fù)雜的任務(wù)分解成較小的部分，使每個(gè)部分更容易完成、帶來的壓力較小。設(shè)定任務(wù)完成期限，也有助于克服拖延。為困難任務(wù)設(shè)置完成期限時(shí)，最好留有余地，設(shè)定的完成期限應(yīng)早于任務(wù)必須完成的日期。但留有余地不應(yīng)成為遲遲不開始行動(dòng)的借口。在每天較早的固定時(shí)間，開始進(jìn)行那些容易拖延的、令人不快的任務(wù)。如果每天得到優(yōu)先處理、不被每天大量的工作需要淹沒，就更有可能完成這些任務(wù)。
8.利用積極的反應(yīng)活動(dòng)
盡管人們往往希望自己能在一定程度上控制時(shí)間的使用，但管理者不可能預(yù)先精確地安排一天中每一分鐘的活動(dòng)。環(huán)境的不可預(yù)見性需要人們認(rèn)識(shí)到，與某人偶遇、打岔或由他人發(fā)起的臨時(shí)會(huì)議都不是對(duì)既定活動(dòng)的侵?jǐn)_，而是獲得重要信息、發(fā)現(xiàn)問題、影響他人、推進(jìn)計(jì)劃和非正式議程實(shí)施的機(jī)會(huì)。這樣，原本看來純屬浪費(fèi)時(shí)間的義務(wù)，如某些需要參加的會(huì)議和儀式，也能帶來益處。
9.為反思規(guī)劃留出時(shí)間
管理者無時(shí)無刻不在面對(duì)處理當(dāng)前問題、回應(yīng)各種幫助、指導(dǎo)或批準(zhǔn)要求的壓力。有些問題需要立刻受到關(guān)注，但如果管理投入過多精力用于應(yīng)對(duì)日常問題，就沒有時(shí)間可以進(jìn)行反思規(guī)劃以避免未來更多問題的發(fā)生，或者進(jìn)行權(quán)變規(guī)劃以更好應(yīng)對(duì)不可避免的問題。因而，留些時(shí)間定期進(jìn)行反思分析和規(guī)劃，是有益的做法。紐約市環(huán)境保護(hù)部副總監(jiān)安東尼亞?布萊森表示：
在政府中常見的情況是，你總是很容易就遇上危機(jī)狀況。因此，在每個(gè)周末坐下來自我反思：當(dāng)做這份工作時(shí)，這是我想要完成的長期計(jì)劃的一部分嗎？這種思考會(huì)很有幫助。你升得越高，就必須更頻繁檢查自己在目標(biāo)優(yōu)先級(jí)安排上的設(shè)定。你去參加的會(huì)議是必要的嗎？你是否參加的會(huì)議過多了？你是否有效運(yùn)用了下屬成員，以確保自已在正確的事項(xiàng)上花費(fèi)時(shí)間，完成自己期望實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)？
留出時(shí)間用于反思規(guī)劃，就需要認(rèn)真地管理時(shí)間。一種方法是每周留出一塊私人時(shí)間（1～2小時(shí)），用于個(gè)人計(jì)劃。另一種方法是定期安排與下屬的戰(zhàn)略會(huì)議，鼓勵(lì)討論戰(zhàn)略問題。還有一種方法是發(fā)動(dòng)一項(xiàng)重大改善項(xiàng)目，將主要責(zé)任委派給一位下屬或任務(wù)小組，并安排定期會(huì)議評(píng)析項(xiàng)目計(jì)劃和進(jìn)展情況。
10.找出可以解決的重要問題
管理者面臨的問題，總是比能解決的問題多。因此，管理者最好是去評(píng)估：①問題能否在合理的時(shí)間和可用資源范圍內(nèi)獲得解決；②是否值得在這個(gè)問題上花費(fèi)時(shí)間、精力和資源。關(guān)于有效管理者的描述性研究建議，管理者應(yīng)對(duì)可以解決的重要問題明確優(yōu)先級(jí)別，而不要無視問題的存在、將問題推給他人以避免相關(guān)責(zé)任，或牽涉過多無關(guān)人員以分擔(dān)決策責(zé)任。管理者應(yīng)避免或推遲做出針對(duì)無關(guān)緊要或過于棘手的問題的行動(dòng)。當(dāng)然，有些問題非常重要，即使在提出成功解決方案的可能性很低的情況下，也不應(yīng)推遲或拖延問題解決。
11.找出問題間的聯(lián)系
在試圖梳理清楚大量問題、事件和機(jī)會(huì)的過程中，管理者應(yīng)當(dāng)尋找它們之間的聯(lián)系，而不是將其視為分散、獨(dú)立的事項(xiàng)。以廣泛的視野觀察問題，有助于更好地理解問題。對(duì)多個(gè)問題進(jìn)行綜合考慮或?qū)栴}與非正式戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合分析，管理者可以更好地發(fā)現(xiàn)可以同時(shí)解決多個(gè)相關(guān)問題的行動(dòng)機(jī)會(huì)。如果管理者能保持對(duì)問題界定的靈活性和開放心態(tài)，積極考慮每個(gè)問題的多個(gè)視角，就更有可能發(fā)現(xiàn)問題之間存在的聯(lián)系。
12.嘗試創(chuàng)新的解決方案