向員工提供反饋涉及與他人分享關于此人行為的性質、質量或影響的信息或感覺。它提供的信息從具體工作反饋（即績效反饋），到某人的人際行為將如何影響與他人關系的一般印象，不一而足。
我們在這里所使用的“反饋”一詞，有別于傳統(tǒng)溝通觀點中“反饋”一詞的用法。在溝通模型中，反饋環(huán)路始于積極核實接收者對自己發(fā)送的信息的詮釋，并視需要開始或調整接下去的溝通活動。反饋的這一含義，可以用下面的簡單例子來說明：你在試圖解釋一個復雜要點時，聽者表現(xiàn)出古怪的表情，你由此意識到自己最好換一種方式來解釋。然而，給予建設性反饋的技能，在本質上涉及積極地向他人給予反饋。
獲得有益的反饋對于下屬的績效和發(fā)展是必不可少的。沒有反饋信息，下屬就無法了解自己的工作做得好不好，自己的生硬粗暴是否拒人于千里之外，并且損害了自己的晉升機會。不僅僅是下屬需要建設性反饋來求得學習和成長機會，同事之間也需要反饋，管理者亦不例外。除了促進個人成長，有效的上級反饋還能在提高士氣方面發(fā)揮主要作用。
在很多方面，良好反饋技能的開發(fā)是開發(fā)溝通、傾聽和果斷技能的一個副產(chǎn)品。提供良好的反饋要求清楚地表達反饋意圖、選擇合適的環(huán)境和媒介來傳遞這一意圖。提供良好的反饋也要求發(fā)送適當?shù)姆钦Z言信號，并試圖發(fā)現(xiàn)接受反饋者的情緒信號。此外，提供良好的反饋要求在提供反饋時要表現(xiàn)得果斷，即使在批評一個人的績效或行為時也是如此。盡管反饋技能與溝通、傾聽和果斷技能有關聯(lián)，但它們并不是一回事。有些人具備良好的溝通、傾聽和果斷技能，但反饋技能卻很差。通過探討反饋技能的知識構成、行為構成和評估構成，可以更清楚地說明這一區(qū)別。
反饋的知識構成是指了解給予反饋的時間、地點和內(nèi)容。例如，知道何時、何地、以何種方式給予正面反饋，可能與知道何時、何地、以何種方式給予負面反饋，有著很大的差異。反饋的行為構成是指反饋事實上是如何給予的（與知道應當如何給予反饋相對）。好的反饋是具體的、描述性的、直接的、有幫助的，差的反饋往往是打了很大折扣的，很難對接受者有什么益處。最后，評估反饋的一種方式是考慮接受者是否在獲得反饋后，真的調整了自己的行為。當然，這也不是評估反饋技能的唯一方法。即使反饋內(nèi)容準確、反饋方式很有技巧，接受者也可能不承認它，或者不對這一反饋做出任何反應。
盡管大多數(shù)領導者可能都相信反饋是一項重要技能，但研究表明，領導者相信自己給予的反饋要多于下屬認為自己得到的反饋。領導者不愿提供反饋可能有多方面的原因。領導者可能因時間壓力、對反饋效力的懷疑或缺乏反饋技能等原因，而不愿給予正面反饋。有時，上司對使用正面反饋感到遲疑，是因為他們相信下屬可能將這看成是一種政治操縱、逢迎或者虛情假意的做法。如果管理者很少離開自己的辦公桌，設定的個人標準過高，或者，如果他們相信優(yōu)良績效是理所應當?shù)模緹o須自己的認可，他們也不會經(jīng)常給予正面反饋。其他理由也能解釋管理者未能給予負面反饋的情況，比如，害怕破壞領導者–追隨者關系，或者害怕員工針鋒相對的反擊。
盡管關于管理者在使用正面和負面反饋時為何相當遲疑存在多種解釋，管理者需要記住，如果追隨者、委員會成員、團隊成員能得到準確的、經(jīng)常性的反饋，他們的績效會更高。很難想象，工作群體或團隊績效在缺乏反饋的情況下會得到改善。正面反饋是必要的，它能告訴下屬應當繼續(xù)做那些一直以來都完成得很好的工作；負面反饋也是必要的，它能告訴下屬或團隊成員如何改變其他行為來提高其績效。除了必須提供準確的、經(jīng)常性的反饋之外，還有另外幾個方面也是每個人都能努力加以改善的，這包括：①確保反饋是有幫助的；②直接的；③具體的；④描述性的；⑤及時的；⑥靈活的；⑦既提供正面的反饋，也提供負面的反饋；⑧在給予反饋時，避免責備或使他人難堪。
下面，我們將首先針對上述幾點給出一些實際的反饋例子，然后再對每一項內(nèi)容進行更詳盡地討論。
有幫助的
不要說：“在我參加這個項目時，我得到的分數(shù)要比你高?！?/p>
要說：“這對你而言，似乎是個困難的領域。我能做些什么來幫助你更好好地掌握它？”
直接的
不要說：“重要的是，我們大家在開會時說話聲音要足夠大，能被其他人聽到?！?/p>
要說：“我在開會時聽不清你說話，因為你的嗓音太柔和了?！?/p>
具體的
不要說：“自從你來為我們工作，你一直做得很好?！?/p>
要說：“我真的很欣賞你在解決我們的進度安排問題上表現(xiàn)出的主動性和豐富的知識?！?/p>
描述性的
不要說：“我已經(jīng)厭倦了你在和其他人說話時表現(xiàn)出的粗魯和冷漠?！?/p>
要說：“當別人談話時，你不要去看另外的人，這會給別人一種你很厭煩的印象。你真的有這種感覺嗎？”
及時的
不要說：“小劉，我覺得需要告訴你，在上個月的員工會議上你留給我的印象?！?/p>
要說：“喬，你有時間嗎？我對你在今天上午的會議上所說的話有些不解?！?/p>
靈活的
不要說：（在一個人哭泣，或者因明顯的憤怒而臉色發(fā)紅、握緊拳頭時）“關于你昨天做的演示，我有另一個想法想告訴你……”
要做：當一個人提高了戒備，或者情緒因素阻礙了他真正地傾聽時，首先處理這些情感，或者等到以后再進行反饋，不要繼續(xù)給予信息。
做有益的反饋
反饋的目的在于向他人提供可以用于改進行為的信息。清楚地表明這一意圖和目的是十分重要的，因為有時候提供反饋可能對于雙方都是情緒化的。如果給予反饋的人處于情緒化的狀況下（如生氣），他會說一些能使自己在短時間內(nèi)覺得好受的話，但這只會疏遠接受反饋者。為了使反饋能有所幫助，在給予反饋時，個人應當不帶情緒，并且只就那些在他人控制之下做出的行為進行反饋。
當反饋指向具體個人時，人們可以增強反饋的影響力。給予反饋時的一個常見錯誤，是以“一般人如何如何”的方式來表達，而不是具體到某個人。在這種情況下，反饋的接收者可能不認為反饋信息與自己有關。為了使反饋的影響效應最大化，人們應當設法向具體的個人反饋，而不是針對規(guī)模較大的群體提供反饋。
反饋要具體
當反饋具體說明正面的和負面的行為時，它是最有幫助的。對具體反饋的價值的最佳示例，是學校的作文或學期論文。如果一個人給老師交上一份論文的草稿，尋求建設性的評語，而老師對這篇論文的評語是“做得不錯，但仍有幾個地方需要潤色”，學生可能很難了解要修改或訂正什么。來自老師的更有幫助的反饋，可能是一些具體的評語，比如“這一段在邏輯上與上一段缺乏銜接”，或者，“在此處加入一個例子”。在工作場所中的反饋也是如此，領導者越是具體指出哪些行為需要改變，就越有可能使他人了解如何去做。
反饋應當是描述性的
在給予反饋時，盡可能地關注事實，確保將事實和推論、歸因區(qū)別開來。一種行為描述報告的是其他人都看得見的行動，這是很難質疑或者爭辯的。這種描述必須與對他人的感覺、態(tài)度、品質、動機或特質的推論區(qū)別開來。例如，下面的說法是一項行為描述：在其他人發(fā)言時，張三站了起來，走出了會議室。然而，說張三因為氣憤而走出了會議室，就是一項推論。但有時在反饋時，同時描述行為本身和相應的印象是有益的。如果反饋提供者相信對方?jīng)]有意識到自己的行為留給其他人的負面印象，這種做法尤其是有益的。
提供描述性的反饋的另一項原因，是將反饋與評估區(qū)別開來。如果一個人提供的反饋主要是建立在推論之上的，他也往往表達出對行為是“好”是“壞”的評價。例如，說“你太害羞了”比起說“你很少說話”，前者有更多的負面含義。在前一種情況下，一個人的行為得到了不利評價，而且很顯然是依據(jù)主觀評判標準做出的。但評估往往是主管責任的一個內(nèi)在部分，而且好的績效反饋必須向下屬傳遞評估方面的信息。在這種情況下，領導者最好是在建立了清楚的績效標準之后，再提供評價反饋。
與印象和評價反饋相關的一個問題，是在工作相關的反饋（即績效反饋）和更為個人化、更為隨意的反饋之間做區(qū)分。盡管管理者有權利期望下屬傾聽他們的績效反饋，但在關于其他行為的反饋上，就未必如此了。很有可能，分享對某人行為的感覺對此人很有幫助，哪怕這種行為與他的正式職責并無關聯(lián)；但在這種情況下，追隨者有權選擇是否想聽這一反饋，或者如果他聽了，是否想按這一反饋行事。
反饋應當及時
如果反饋是緊接在行為發(fā)生之后，通常是最有效的。牽涉的每個人都更容易想起行為發(fā)生的環(huán)境、最近發(fā)生的事件或行為的相關細節(jié)，因此使反饋更具有描述性、更有幫助。
反饋應當靈活
盡管及時反饋是最好的，有些時候，等待要比抓住最早的機會給予反饋更好些?？偟膩碚f，每個人都應當記住，反饋的主要目的在于提供幫助。反饋面談也應當按這一目標來安排時間。例如，一位下屬的日程安排使他無法很方便地得到即時反饋，那么，堅持給予反饋，從而分散下屬在一項更緊急、更有壓力的任務中投入的精力，這種做法是不恰當?shù)?。此外，當某人在一種情緒化的狀態(tài)下接受反饋時（不管是關于正在討論的行為，或者完全因為其他事情），反饋可能不是建設性的。而且，在提供反饋時關注其他人的情緒反應，并準備好相應調整自己的行為，也是非常重要的。
保持靈活性的最后一個重要方面，是提供的反饋信息量應是接受者足以應付的。在提供反饋時，一個人不需要一次性地談到所有要點，因為這樣做只會使對方感到信息超載。相反，一個人如果需要向他人提供大量的反饋信息，可能會將這些信息分散在多次反饋面談中，并在每次面談中集中討論一兩個要點。
同時提供正面和負面反饋
既提供正面的反饋，又提供負面的反饋，要比只提供正面或負面反饋更有效。正面反饋只告訴了他人或群體在哪方面做得對，而負面反饋只告訴他人或群體哪方面做錯了。同時提供這兩種反饋才是最好的。
避免責備或使人尷尬
由于反饋的目的在于向他人提供有用的信息，幫助他們發(fā)展，以一種只想（或者可能）令人覺得被貶低、感覺很糟糕的方式來談話，不是發(fā)展過程中的有益部分。追隨者往往更相信來自領導者的反饋，后者有機會觀察其行為，而且往往被認為是可信的、稱職的和值得信賴的。管理學者巴斯指出，甚至在領導者不稱職、不值得信賴時，追隨者也會繼續(xù)尋求反饋，盡管他們可能不尋求來自領導者的反饋。他們會尋求自己信任的其他人的反饋，比如同事或其他上級。