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向上管理:管好上級的11個方法

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向上管理:管好上級的11個方法

1.搞清別人期望你做什么

如果你面臨角色含糊、不了解他人對自己的角色期望,就很難被認為是有能力、可信賴的下屬。你可能工作很努力,但會做錯誤的事或以錯誤的方式做事。雖然清楚地向下屬說明角色期望是重要的領導責任。但很多上級未能解釋工作責任、權威范圍、績效標準,以及不同績效方面的相對重要性。有時,發(fā)出的信息是不一致的,上級的言語表達與其行動不一致。有時,上級要求的工作與客戶、消費者的需要不一致。下屬應當堅定而得體地解決角色含糊和沖突。

2.主動處理問題

有效的下屬會采取主動,處理那些阻礙任務目標達成的嚴重問題。這些問題可能以多種形式存在,如妨礙任務目標達成的規(guī)章、不能達到期望成果的流程、過時的工作慣例、存在緊密關聯(lián)的工作人員間的沖突,以及你沒有直接管理權的某人有令人不滿意的績效。采取主動可能意味著需要向老板指出問題所在、提出處理問題方式的建議,或在必要時親自上陣處理問題。獲得支持去改變問題流程的一種方式,是進行一次試驗性的展示,顯示不同做法的優(yōu)越性。采取主動需要冒險,但如果審慎行動,它會使你成為更有價值的下屬。

3.使上級及時了解你的決策

采取主動處理問題的下屬,也有責任使上級及時了解自己的行動和決策。讓上級從其他途徑了解到發(fā)生的變化,是相當尷尬的情況。信息不靈通的上級在他人看來相當無能,而缺乏對當前變化的了解也會對上級本人的行動和決策產(chǎn)生負面影響。你在多大程度上、以何種頻率向上級匯報決策和行動信息,是一個復雜的問題,可能值得持續(xù)討論并會隨條件變化而不斷修正。當存在雙方互信和尊敬關系時,找到正確的平衡點會容易得多。

4.證實你向上級提供的信息的準確性

下屬的一個重要角色是向上級傳遞信息。對傳送何種信息的控制力,使下屬獲得了對上級事件感知和選擇的影響權力。下屬的一項重要的責任是向上級提供高質(zhì)量決策所需的精確、及時的信息。這一責任包括傳遞好消息和壞消息。核實你交給上級的各項信息的準確性,是極為重要的。如果未經(jīng)證實,流言飛語、個人抱怨或問題報告可能對上級的決策產(chǎn)生過大的影響。當你的信息量有限或存疑時,承認這一點也很重要。與其假裝對某些事項有專業(yè)了解,不如表示你會立即去調(diào)查,并盡快向上級反饋。

5.鼓勵上級提供真實的反饋

改進與上級的互信水平,一個途徑是鼓勵對你的績效進行真實反饋。上級也許不愿表達出對下屬績效的關切,此時可能需要努力尋求更多的信息。例如,請求上級指出你工作中的強項和弱點。詢問你能做些什么來提高效能。在獲得最初始的回應后,詢問上級是否認為你的其他績效方面也值得關注。

6.支持上級努力做出必要的變革

與英雄上級的神話相反,大多數(shù)重大變革需要組織中很多人的合作努力。上級需要忠誠下屬的鼓勵和支持,以克服組織變革中的阻力。在上級因?qū)嵤┳兏锼媾R的困難而沮喪時,下屬應尋找機會向上級表達支持和鼓勵。當上級暫時因新工作所累或陷入當前危機而無暇處理其他工作時,下屬應向上級提供協(xié)助。

7.在適當?shù)臅r候,對上級表示欣賞和認可

上級可能感到不被他人欣賞,或所做的行動都被視為理所當然。在上級付出特別努力幫助你解決問題、代表你的利益,或在組織中提升你的職業(yè)機會時,應當表達你的感激之情。當上級成功完成了一項困難的活動(如與客戶達成了一項有利的合同、成功游說通過了一筆大額預算、發(fā)現(xiàn)了對困難問題的解決方案、勸說上級批準某項變革提案),贊揚也是有益的。這些形式的支持是下屬提供給上級的一種反饋。贊美領導是迎合策略的一種,它有時以一種操縱的方式來應用。但在真誠贊美時,它有助于促進與上級的友好關系。

8.挑戰(zhàn)上級提出的有缺陷的計劃和提議

下屬能做的最有價值的貢獻之一,是提供關于上級計劃和提議的準確反饋。為盡最減少上級的戒備心理,下屬可以用一個表達尊重、有意協(xié)助實現(xiàn)共享目標的評論開始。例如:

你知道,我尊敬你想達到的目標,我希望你不介意我表達對這個提議的某些真誠想法。

以具體的詞匯來說明在計劃、提議中存在的明顯錯誤,而不要用模糊、一般化的語言來描述,并避免針對個人的批評。如果可以,在提出對計劃、提議的質(zhì)疑前,先了解其他可靠人士的反應。以下是一個例子:

這項變革可能操作小組產(chǎn)生一些嚴重問題。我們是否應當在執(zhí)行前先了解他們的意見?他們可能對如何避免某些潛在問題有很好的想法。

有時上級不愿聽到關于一項不道德、不合法或可能對組織有負面后果的決策或政策的擔憂。在這種情況下,必須強化你的影響企圖,并運用諸如威脅、警告等壓力策略。威脅辭職是下屬對一項爭議決策表達高度關切的方式。然而,這種威脅不應輕易使用,僅僅在運用其他影響上級的方式(如理性說服、聯(lián)盟策略)仍無效果時,才是適用的。威脅的表達應當堅定但不帶個人敵意。以下是一個具體的例子:

我不能接受這項決策,它違背了我們基本的原則,給我們的人民帶來了嚴重風險。除非改變這一決策,否則我除了辭職外別無選擇。

9.抵制上級的不當影響企圖

盡管一個老板擁有明顯優(yōu)于下屬的權力,下屬也沒有必要屈從一個濫用權力上級的不當影響企圖,或受到這類上級的欺壓。下屬往往沒有意識到自己擁有相當大的反對力量,他們可以做些事情,來阻止一位慣于欺壓拘謹下屬的上級。有必要在這種權力濫用行為變成習慣之前盡早提出挑戰(zhàn),而且挑戰(zhàn)應當堅定但得體。指出上級使用了不當、操縱性的影響策略(如“我不能很好地回應威脅”或“這個提議可能被某些人誤解為是個賄賂”)。堅持自己的權利(“這里的其他人有時間、技能完成這項工作,你卻在最后一刻要求我取消休假,是不對的”)。提醒上級做出的違背承諾的行為(“你還記得上個月表示要派給我的工作嗎”)。指出服從一項不當要求可能產(chǎn)生的負面后果。例如,解釋為什么服從立刻做某事的要求會干擾你的其他工作,或者危及一個重要項目的完成。

10.在適當?shù)臅r候,向上級提供輔導和咨詢

輔導通常被看作一種上級行為,但下屬也有機會輔導上級,特別是缺乏經(jīng)驗的新任上級。當下屬與上級之間已經(jīng)形成了深厚、高度信任的交換關系,向上輔導會變得更容易。留意就技術問題提供建議的機會(上級可能不愿主動尋求幫助)。親身做出有效行為,以便上級學習和模仿。

向上的咨詢可能會令人尷尬,但有時這一做法是合適的,甚至受到上級的歡迎。一種咨詢形式是幫助上級了解無效的行為。例如,說明不當行為無法達到上級期望的效果(“我相信你的本意不是暗示蘇不可靠,但她的確會這么想”)。另一種形式的咨詢是,當上級需要傾訴個人擔憂和關注的問題時,做一個好的傾聽者。尋找機會提出上級在處理困難問題時應當考慮的事項。

11.學習使用自我管理策略

認知性和行為性自我管理策略可以用于提高賦權感和滿意度,減少無效行為,并改善員工績效。人們可以獲得一些自我開發(fā)工具,用于指導自己有效運用這些策略。

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