為什么要建立組織
人們建立組織的目的是為了達(dá)到共同的目的、實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)。如果某組織失去了共同的目的、或形成不了共同的目標(biāo)，那么該組織就有可能面臨分裂或消亡。
人類最早形成的組織至今大約有一萬(wàn)年以上的歷史了，組織的產(chǎn)生說明人類分工協(xié)作的開始，以及原始社會(huì)的形成。建立組織是人們管理活動(dòng)重要內(nèi)容之一。如果沒有組織，人們將是一盤散沙，即使在人數(shù)不多的小范圍內(nèi)，也是如此；如果沒有組織，每個(gè)人都可以各行其是，或互不相關(guān)，或相互干擾；如果沒有組織，分散的群體就不可能實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)。因此，任何群體，如果要實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)，就必須建立組織，這包括正式組織或非正式組織。
尤其是在高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)，建立組織就顯得更為重要。大量的科技開發(fā)、產(chǎn)品制造、工程建設(shè)、經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、文化教育、社會(huì)治安等活動(dòng)單憑分散的個(gè)體是不可能完成的，只有依靠組織才能完成。社會(huì)越復(fù)雜、越發(fā)展，越是需要組織，甚至需要高度發(fā)達(dá)的組織。當(dāng)人類走向全球發(fā)展階段時(shí)，就需要建立全球性管理組織。
每個(gè)人都脫離不了組織
社會(huì)需要組織，個(gè)人亦離不開組織?，F(xiàn)代社會(huì)，幾乎所有的人一生中都與組織相關(guān)，并處在組織的管理之中。只是有的人與組織的關(guān)系密切一些，并加入了較多的正式組織，且擔(dān)任一定的職務(wù)；有的人則與組織的關(guān)系疏遠(yuǎn)一些，并且很少加入正式組織，或不擔(dān)任具體職務(wù)。
不管個(gè)人與組織的關(guān)系如何，現(xiàn)代人從出生的那天起就已經(jīng)受到了組織的管理。因?yàn)閶雰撼錾仨毶陥?bào)戶口，而戶籍管理部門就是一個(gè)社會(huì)組織；以后上托兒所、幼兒院、小學(xué)、中學(xué)或大學(xué)，一直到就業(yè)都離不開組織；人生每一步幾乎都處在組織的管理之中，即使到了退休年齡，還是離不開社會(huì)組織。我們每天生活所需的水、電、煤、通訊、住房，以及外出活動(dòng)涉及的交通、治安、取款、購(gòu)物等都脫離不了組織。其實(shí)，個(gè)人生活中的家庭本身也是一種組織。組織存在于人們生活的方方面面。組織對(duì)于個(gè)人、群體、乃至整個(gè)社會(huì)都是必不可少的。
如何建立組織
除了自我管理或簡(jiǎn)單管理活動(dòng)之外，管理組織一般是指由兩人或兩人以上按照一定的關(guān)系和要求組成。在一般正式組織中人們的活動(dòng)是有領(lǐng)導(dǎo)和分工的，每個(gè)機(jī)構(gòu)都有一定的職能，每個(gè)人都具有一定的職責(zé)。不同的組織其機(jī)構(gòu)設(shè)置、部門職能、人員分工、崗位職責(zé)和協(xié)調(diào)機(jī)制有可能是不相同的。組織的復(fù)雜程度與管理活動(dòng)所涉及的范圍大小和內(nèi)容要求等有關(guān)。管理范圍越大、內(nèi)容越豐富，相應(yīng)的組織就可能越復(fù)雜。但是，不管組織是大是小，其根本目的都是為了實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)，因此，組織的建立必須有利于目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
建立組織的方式方法是很多的，具體如何建立，則要根據(jù)實(shí)際需要來確定。從管理的層次上看，國(guó)際管理需要建立國(guó)際管理組織，國(guó)家管理需要建立國(guó)家管理組織，企業(yè)管理需要建立企業(yè)管理組織；從管理的內(nèi)容上看，工業(yè)管理需要建立工業(yè)管理組織，農(nóng)業(yè)管理需要建立農(nóng)業(yè)管理組織，軍事管理需要建立軍事管理組織，教育管理需要建立教育管理組織等。以上例子看起來似乎很簡(jiǎn)單，但是人們所要建立的應(yīng)該是與其管理層次、對(duì)象、內(nèi)容、范圍、環(huán)境和使命相適應(yīng)的、高效率的組織，并成為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的必要保障。
組織結(jié)構(gòu)分析
在一些人數(shù)不多的簡(jiǎn)單管理活動(dòng)中，人們常常按分工建立組織，每個(gè)人在組織中只要各負(fù)其責(zé)就可以了。然而，當(dāng)組織人數(shù)增多之后，組織內(nèi)部就要按職能劃分為不同部門，每個(gè)部門都向上級(jí)負(fù)責(zé)，由此在組織中出現(xiàn)了層次結(jié)構(gòu)。如果組織不斷擴(kuò)大，其內(nèi)部管理層次就會(huì)相應(yīng)增多，至于增加多少層次，每個(gè)層次需要多少人，這要根據(jù)具體情況而定。為保證領(lǐng)導(dǎo)的有效性，管理的幅度既不能過大，也不能過小。組織設(shè)計(jì)應(yīng)保證各管理層次、部門、崗位的責(zé)任和職權(quán)相符合，防止權(quán)大責(zé)小和權(quán)小責(zé)大的偏差。當(dāng)組織規(guī)模擴(kuò)大到不同區(qū)域、或不同國(guó)家之后，就要按區(qū)域或國(guó)家劃分部門，跨國(guó)集團(tuán)公司就是如此。
組織有大有小，結(jié)構(gòu)有簡(jiǎn)有繁。對(duì)于一般簡(jiǎn)單組織而言，只有組長(zhǎng)和組員兩類人員所組成。例如，車間里的生產(chǎn)班組、商店里的營(yíng)業(yè)小組、部隊(duì)中的基層班組，這些組織的結(jié)構(gòu)形式都是比較簡(jiǎn)單的。
對(duì)于較大組織而言其結(jié)構(gòu)形式相對(duì)比較復(fù)雜。例如在某些較大企業(yè)中，其最高管理者由總經(jīng)理?yè)?dān)任，總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)幾個(gè)副總經(jīng)理和經(jīng)理辦公室；其中負(fù)責(zé)技術(shù)的副總經(jīng)理可以分管總工程師辦公室、設(shè)計(jì)研究室、資料室、計(jì)量?jī)x表科、工藝科和質(zhì)量科等；負(fù)責(zé)生產(chǎn)的副總經(jīng)理可以分管生產(chǎn)科、技安環(huán)?？?、加工車間、鑄造車間、鍛造車間、熱處理車間和裝配車間等；負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)的副總經(jīng)理可以分管財(cái)務(wù)科、銷售科和供應(yīng)科等；負(fù)責(zé)人事保衛(wèi)教育的副總經(jīng)理可以分管人事科、保衛(wèi)科、教育培訓(xùn)中心和勞動(dòng)工資科等；負(fù)責(zé)后勤的副總經(jīng)理可以分管總務(wù)科、基本建設(shè)科、設(shè)備動(dòng)力科、運(yùn)輸科和衛(wèi)生科等。以上的劃分并不是惟一的。在有些企業(yè)中，總經(jīng)理除了領(lǐng)導(dǎo)副總經(jīng)理之外，還可以直接負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)科、質(zhì)量科和人事科等。副經(jīng)理的人數(shù)可以根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小而定，各科室的設(shè)置可以根據(jù)具體需要而定。
企業(yè)更高層次的管理組織可以有總公司、集團(tuán)總公司、跨國(guó)集團(tuán)公司等。對(duì)于大型集團(tuán)總公司來說，它不但在總公司內(nèi)部有各事業(yè)部，而且在總公司之下有子公司和孫子公司，甚至還有更大的企業(yè)戰(zhàn)略聯(lián)盟組織。此外，其他方面較為復(fù)雜的管理組織有多兵種集團(tuán)軍、國(guó)家政府、區(qū)域性國(guó)際組織，在人類走向全球化的過程中還會(huì)形成大量的全球性管理組織。
多數(shù)組織結(jié)構(gòu)形式為寶塔形，即處在組織下級(jí)中的人員往往比上級(jí)人員多，這是由管理的效率所決定的。目前，也有部分組織其內(nèi)部結(jié)構(gòu)為網(wǎng)絡(luò)型或其他結(jié)構(gòu)形式。如果組織中原有結(jié)構(gòu)形式不再能適合環(huán)境的變化，或?qū)崿F(xiàn)目標(biāo)的效率降低，就應(yīng)該考慮改進(jìn)組織結(jié)構(gòu)，重新設(shè)計(jì)任務(wù)流程，以不斷提高組織效率和效益。
組織機(jī)構(gòu)分析
當(dāng)管理的范圍不斷擴(kuò)大之后，就可能在組織中形成諸如最高決策機(jī)構(gòu)、行政機(jī)構(gòu)、專職機(jī)構(gòu)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)等。
最高決策機(jī)構(gòu)的職能是實(shí)現(xiàn)權(quán)力匯總，制訂和頒布組織的方針、目標(biāo)和計(jì)劃，發(fā)出最高指令，作出最終裁決，協(xié)調(diào)部門關(guān)系。最高決策機(jī)構(gòu)可以是公司CEO主持下的決策層，可以是部隊(duì)集團(tuán)軍司令統(tǒng)帥下的司令部，可以是國(guó)家總理領(lǐng)導(dǎo)下的國(guó)務(wù)院。由于最高決策機(jī)構(gòu)處在組織的頂層，居于至關(guān)重要的地位，因此必須正確運(yùn)用權(quán)力，其任何舉措都將關(guān)系到全局，影響到管理的成敗。最高決策機(jī)構(gòu)應(yīng)具有一定的權(quán)威和號(hào)召力，并能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和處理問題，如果能事先防止問題的發(fā)生，并盡早采取預(yù)防措施，則必將能加快管理的進(jìn)程，提高組織的效率，按時(shí)實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。
行政機(jī)構(gòu)在最高決策機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，它可以分為不同部門和不同等級(jí)。就國(guó)家政府而言，其最高行政機(jī)構(gòu)可以是國(guó)務(wù)院及各部委；國(guó)務(wù)院下屬行政機(jī)構(gòu)可以是省級(jí)行政機(jī)構(gòu)，再下屬可以是地區(qū)和市級(jí)行政機(jī)構(gòu)，更下屬可以是區(qū)、縣級(jí)行政機(jī)構(gòu)等。在每一層次行政機(jī)構(gòu)中的最高決策機(jī)構(gòu)應(yīng)具有相對(duì)的獨(dú)立性和一定的權(quán)力，比如市級(jí)行政機(jī)構(gòu)雖然從屬于省級(jí)行政機(jī)構(gòu)或國(guó)務(wù)院的領(lǐng)導(dǎo)，但是市級(jí)行政機(jī)構(gòu)應(yīng)具有自主行使權(quán)力的范圍，以便在管理中既能貫徹上級(jí)指示又能調(diào)動(dòng)下級(jí)的積極性。
專職機(jī)構(gòu)主要是指在管理中完成專項(xiàng)任務(wù)的部門，它具有專項(xiàng)職能。專職機(jī)構(gòu)是由于管理的復(fù)雜性使得分工不同而引起的。所謂專職機(jī)構(gòu)是相對(duì)而言的，對(duì)于上級(jí)稱為專職的部門，對(duì)于下級(jí)不一定如此。例如國(guó)家最高行政機(jī)構(gòu)國(guó)務(wù)院一般需要管理工業(yè)、農(nóng)業(yè)、財(cái)經(jīng)、貿(mào)易、外交、教育等十幾個(gè)或幾十個(gè)部委，這些部委可以被視為總理領(lǐng)導(dǎo)下的專職機(jī)構(gòu)，但它相對(duì)所屬部門則是管“理范圍廣泛的總部。
監(jiān)督機(jī)構(gòu)也是管理活動(dòng)中的一種專職機(jī)構(gòu)，它的主要職能是監(jiān)督、檢查執(zhí)行任務(wù)或政策情況，以保障管理活動(dòng)按要求進(jìn)行。這些機(jī)構(gòu)可以是國(guó)家管理機(jī)構(gòu)中的檢察院，企業(yè)中的監(jiān)事會(huì)，以及各種各樣的紀(jì)律檢查委員會(huì)或監(jiān)督組織。另外還有一些組織，他們同樣具有監(jiān)督作用。例如各級(jí)人民代表大會(huì)，他們不僅具有立法權(quán)，而且有監(jiān)督法律實(shí)施的權(quán)力。各種監(jiān)督機(jī)構(gòu)雖在管理中發(fā)揮的效能有所不同，但它們的作用是不可忽視的。
執(zhí)行機(jī)構(gòu)一般是指組織中的下屬部門，它們的職能主要是執(zhí)行上級(jí)的指示和完成具體的任務(wù)。通過一級(jí)又一級(jí)執(zhí)行機(jī)構(gòu)任務(wù)的完成，從而保證整個(gè)組織管理活動(dòng)能夠按計(jì)劃和要求實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。執(zhí)行機(jī)構(gòu)可以是多層次的。在部隊(duì)中，連級(jí)組織是營(yíng)級(jí)組織的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，營(yíng)級(jí)組織則是團(tuán)級(jí)組織的執(zhí)行機(jī)構(gòu)等。在上級(jí)管理層領(lǐng)導(dǎo)下的下級(jí)機(jī)構(gòu)一般均稱為執(zhí)行機(jī)構(gòu)，這是管理機(jī)構(gòu)上的一個(gè)特點(diǎn)。
隨著組織管理范圍的不斷擴(kuò)大，其內(nèi)部結(jié)構(gòu)中縱向?qū)哟魏蜋M向機(jī)構(gòu)就會(huì)逐步增多，有的還向復(fù)雜的矩陣組織、網(wǎng)絡(luò)組織和立體組織發(fā)展。今天，國(guó)與國(guó)之間的管理組織、區(qū)域與區(qū)域之間的管理組織、洲與洲之間的管理組織、以及全球性的管理組織正在不斷形成，整個(gè)人類的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)正在發(fā)生前所未有的巨大變化。
在過去的幾千年中，金字塔式的管理組織是較常見的形式。在這種結(jié)構(gòu)形式中，權(quán)力和信息從金字塔的頂端有秩序地流下底部，這是一種傳統(tǒng)的官僚等級(jí)制度。隨著人類文明程度的提高、社會(huì)民主的發(fā)展，管理中自上而下的權(quán)力流向已經(jīng)逐步被打破。組織中的領(lǐng)導(dǎo)者并不一定始終走在隊(duì)伍的前列，人民也有可能在行動(dòng)上走到領(lǐng)導(dǎo)者的前頭。
現(xiàn)代社會(huì)，全球化網(wǎng)絡(luò)組織正在不斷形成，人們?cè)谠摻M織中可以同時(shí)分享信息和資源，人與人之問可以方便地進(jìn)行溝通和互助，這將大大削弱了官僚制度，其最大范圍將橫跨整個(gè)世界。通過我們對(duì)人類管理組織結(jié)構(gòu)的深入探索，可以發(fā)現(xiàn)，全球化時(shí)代整個(gè)人類自上而下的縱向管理組織和橫向網(wǎng)絡(luò)組織正在有機(jī)地結(jié)合起來，這是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)生的新變化，這也是人類的巨大進(jìn)步。對(duì)此我們應(yīng)該有個(gè)符合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)的總體性認(rèn)識(shí)。