工作分析為撰寫工作描述提供了所需要的信息。工作描述(job descriptions)是一份關于“在這個崗位上的員工都做些什么”或者“他(她)是怎么做這項工作的”以及“該工作是在什么工作環(huán)境下進行的”這類內容的書面陳述。管理者相應地使用這些收集到的信息來撰寫職位說明，其中將包含能夠符合要求地完成這項工作所需的知識、能力和技能。
工作描述包含的信息
職位標識
職位標識部分包含職位名稱，賦予該工作一個特定的名稱，如營銷經(jīng)理、銷售經(jīng)理和庫存控制專員等。這一部分通常還包括部門、日期和其他相關的內容。
職位概要
職位概要應該包括工作的一般特征，只需要列舉職位的主要職能和活動。
職位關系
對于職位關系的陳述，體現(xiàn)了該職位員工與組織內外的其他人的工作關系。我們以人力資源經(jīng)理的職位關系為例來說明。
- 向誰匯報工作：主管員工關系的副總裁。
- 監(jiān)督指導誰：人力資源部一般職員、員工考核管理員、勞動關系專員以及一位秘書。
- 與誰一起合作：其他部門經(jīng)理和執(zhí)行經(jīng)理。
- 在公司外部與誰保持業(yè)務聯(lián)系：招聘機構、獵頭公司、工會代表以及州和聯(lián)邦就業(yè)辦公室以及許多相關的供應商。
職責和責任
這一部分內容是職位描述的核心部分，它包括了該工作所有的職責和責任。在這一部分中，每一項主要的職責都用幾句話來具體地列舉和描述。例如，如果工作的職責寫成“甄選、培訓、開發(fā)下級員工”，這種方式的描述顯然不夠具體，應該更詳細地描述為“培養(yǎng)員工相互理解和合作的精神，確保工作團隊成員在必要的時候得到有針對性的培訓，以及培訓員工如何教導其他人，如何說明問題或如何提出工作建議等活動內容”。
職權
這一部分定義了該職位的職務權利界限。例如，該職位可能有權力作出5 000美元以內的采購決定，批準休假或請假，督導本部門員工，提出加薪申請，以及參與面試和招聘新員工。
績效標準
一些職位描述還包括了有關工作績效標準的內容。這一部分內容列舉了員工所承擔的每一項主要崗位職能和責任所應該達到的工作績效標準。
工作狀況和物理環(huán)境
職位描述同樣列舉了該職位一般的工作環(huán)境。要說明工作環(huán)境的噪音水平、危險程度、炎熱程度和其他工作環(huán)境的相關信息。
其他注意事項
基于互聯(lián)網(wǎng)的職位描述
許多雇主完全或部分基于互聯(lián)網(wǎng)絡服務來撰寫企業(yè)的職位描述。在ww.jobdescription.corn這個網(wǎng)站中揭示了如何完成這一工作的過程。這個過程其實很簡單，首先，按字母順序搜尋職位名稱、關鍵詞、類別或行業(yè)，找到所需的職位名稱，隨后就能看到包含這個職位通用信息的職位描述。例如，“計算機和電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)銷售代表”等職位的信息。
然后，你可以用軟件幫助向導來定制你所需要的該職位的通用職位描述。例如，你可以在系統(tǒng)中添加特定的組織信息，如職位名稱、職位編碼、部門和編制日期等。你還可以在職位描述中表明該職位是否具有監(jiān)督職能。同時，你還可以在包含很多可能需要的勝任力和經(jīng)驗水平的菜單中進行選擇。
美國勞工部的“職業(yè)信息網(wǎng)”是一個非常寶貴而且免費的資源。該網(wǎng)站的服務向導不僅可以讓用戶看到數(shù)千個職位的職責和責任信息，同時還可以看到每個工作所需的培訓、經(jīng)驗、教育水平和知識水平等內容。
寫一份符合《殘疾人保護法案》(ADA)規(guī)定的職位描述
《殘疾人保護法案》并未要求撰寫每個崗位的職位描述。但是多數(shù)關于該法案的訴訟案件都因為“該工作的核心職能是什么？”這個問題而引發(fā)。企業(yè)一旦惹上被控歧視殘疾人，影響公平就業(yè)，就必須能夠說明企業(yè)已經(jīng)提供了適當?shù)墓ぷ鞅憷麠l件，而沒有故意地使工作條件變得不可忍受，導致影響殘疾人的公平就業(yè)機會，或影響殘疾人員工放棄工作職務。核心工作職能應該是指那些要求員工必須能夠完成的工作職責。企業(yè)必須向法院證明殘疾人不能勝任這個工作僅僅是因為不能勝任工作的核心職能。如果職位描述中沒有列出某項工作職能，那就很難說服法院。因此，一個符合《殘疾人保護法案》規(guī)定的職位描述應該能夠讓人識別并列出該職位的核心職能是什么。