檢驗(yàn)?zāi)愎芾硭说哪芰Φ淖詈梅椒ㄖ?，就是看你的會議效率。會議的價值是無法測量的——不管現(xiàn)代化的通訊手段有多少好處，面對面溝通在許多人際交往中都是無可替代的。但是，如果你對任何在大型企業(yè)中工作的人這么說，他們肯定都會告訴你：他們在毫無價值的會議上浪費(fèi)了太多的時間。要成為優(yōu)秀的管理者。你就必須將那些令人痛苦的會議轉(zhuǎn)變成更為緊湊、更富有成果的會議。
管理會議只是時間管理的一個部分——如果你想做一名成功的管理者，良好的時間管理是必不可少的。布賴恩?克萊格的《即時時間管理》一書篇幅不長，但里面包含了很多提高時間管理能力的小技巧(如果你覺得自己沒有時間去專門學(xué)習(xí)時間管理，最好去看看這些技巧)。你也可以選擇本書的姊妹篇，也是布賴恩·克萊格寫的。它不僅收錄了前面那本書中的許多技巧，而且還加入了很多全新的精彩內(nèi)容。
試著按照以下這些原則去組織你的會議。現(xiàn)在就動手，你可以檢查你即將召開的會議，并作好必要的準(zhǔn)備工作。
會前
- 如果沒有明確的好處，就盡量取消這個會議。
- 會議目標(biāo)：在會議結(jié)束時將有什么收獲?
- 出席者：3～6人最佳。
- 參與者的準(zhǔn)備工作：現(xiàn)在就告訴他們，而不要到開會的時候才說。
- 寫一個議程。將議題相互銜接。并加以排序。根據(jù)議題的重要性，而不是緊迫性，安排議程的時間分配。會議應(yīng)該簡短。
- 其他準(zhǔn)備工作：會場安排好了嗎？設(shè)備準(zhǔn)備齊了嗎？你是否需要做一些特殊的安排，例如停車或者接待？
- 和參與者進(jìn)行溝通。他們是否有必要出席?問問他們是否有其他事項(xiàng)需要列入議程。
會中
- 準(zhǔn)時開始！
- 詳細(xì)描述會議的目標(biāo)。
- 注意議程上的時間安排。強(qiáng)調(diào)會議的結(jié)束時間。
- 關(guān)注會議的進(jìn)程(會議進(jìn)行得如何)，以及會議的內(nèi)容(正在說些什么)。
- 嚴(yán)格遵守議程上的時間安排，但也不要太過拘泥。在會議的開頭和結(jié)尾，留出一些社交性閑談的時間，
- 確保每個人都能暢所欲言，并且每個人都已理解前面的人所說的內(nèi)容。
- 不要跑題。只討論會議的議題。
- 總結(jié)并記錄具體的行動項(xiàng)目和截止日期。
- 如果有必要，就安排另一次會議。但最好不要這么做。
會后
- 列出計(jì)劃中的行動和截止日期的清單。
- 別把那些你認(rèn)為會前已經(jīng)說過的東西包括進(jìn)去。
- 在24小時之內(nèi)公布清單。
- 在截止日期之前．對重要的行動項(xiàng)目進(jìn)行跟進(jìn)，隨時檢查其動態(tài)。
- 如果某個行動項(xiàng)目在會后沒有被記住，那么它就永遠(yuǎn)不會得到實(shí)施。控制會議長度和提供簡潔的行動清單有助于與會者加深記憶。