計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)化了許多海量數(shù)據(jù)分析工作的強(qiáng)度,它們從編制工資表到記錄人事信息,為人力資源管理提供了巨大的幫助。在計(jì)算機(jī)硬件、軟件以及數(shù)據(jù)庫(kù)的幫助下,組織可以更好地進(jìn)行信息錄入,并方便地處理它。人力資源信息系統(tǒng)(Human Resource Information System,HRIS)是一個(gè)用來(lái)為制定人力資源決策提供信息的集成系統(tǒng)。但是需要說(shuō)明的是,盡管許多HRIS都進(jìn)行了計(jì)算機(jī)化,并不是每一個(gè)HRIS都只有計(jì)算機(jī)協(xié)助。
建立HRIS的目的
HRIS在組織中主要為兩個(gè)目標(biāo)服務(wù):一個(gè)與行政與運(yùn)營(yíng)的效率相關(guān),另一個(gè)則與HRIS本身的作用效果相聯(lián)系。HRIS的第一個(gè)目標(biāo)就是通過(guò)對(duì)員工及人力資源活動(dòng)信息的編制來(lái)提高效率。許多人力資源活動(dòng)通過(guò)自動(dòng)化的HRIS,完成過(guò)程更有效率,并且可以?huà)仐壌罅康募埳献鳂I(yè)。一旦進(jìn)行在線(xiàn)數(shù)據(jù)錄入,所需存儲(chǔ)的表格及必要的手工錄入工作就大大減少了。
許多有關(guān)人力資源活動(dòng)的重組都聚焦于識(shí)別人力資源信息流,以及這些信息流如何能被更有效地為權(quán)威人士所獲得。人力資源活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)流程、自動(dòng)化以及人事信息錄入的自動(dòng)化,對(duì)于提高人力資源運(yùn)作的效率至關(guān)重要。
HRIS的第二個(gè)目標(biāo)更具有戰(zhàn)略意義,與人力資源規(guī)劃相關(guān)。HRIS使得人力資源規(guī)劃和管理決策的做出,可以在很大程度上依賴(lài)于相關(guān)信息,而不是僅僅依靠管理人員的觀點(diǎn)與直覺(jué)。例如,一項(xiàng)原來(lái)靠手工操作、費(fèi)時(shí)且需要相關(guān)知識(shí)背景的分析,在使用了HRIS及其豐富的檢索與分析功能之后,可以由一名專(zhuān)業(yè)員工在很短的時(shí)間內(nèi)完成。
在許多組織中,人力資源管理的戰(zhàn)略?xún)r(jià)值越來(lái)越受到重視。相應(yīng)地,為戰(zhàn)略規(guī)劃和人力資源預(yù)測(cè)所進(jìn)行的HRIS數(shù)據(jù)收集與使用也越來(lái)越重要,這使得組織越來(lái)越重視自身的人力資源效果。
HRIS的使用
HRIS在組織中有許多作用,最基本的作用是使工資表和獎(jiǎng)懲活動(dòng)自動(dòng)化。有了HRIS,員工的工作時(shí)間記錄被輸入系統(tǒng)中,相應(yīng)的工資扣除和個(gè)人工資調(diào)整也在最后的工資支付中體現(xiàn)出來(lái)。人力資源信息系統(tǒng)在許多組織中的發(fā)展與實(shí)施結(jié)果使得一些工資制定職能已然由會(huì)計(jì)部門(mén)轉(zhuǎn)向了人力資源部門(mén)。另一種對(duì)HRIS的普遍應(yīng)用是正面行為強(qiáng)化(Affirmative Action Tracking)。在以上這些基本人事活動(dòng)之外,許多其他的人力資源活動(dòng)也要受到HRIS的影響。
構(gòu)建人力資源信息系統(tǒng)
信息技術(shù)的爆炸式發(fā)展改變了人力資源信息的使用方式。就在幾年前,大多數(shù)人力資源信息還必須在計(jì)算機(jī)主機(jī)上進(jìn)行編輯和存儲(chǔ)。但是今天,許多不同形式的信息技術(shù)被整合和使用,以至于人力資源專(zhuān)家可以得到這些與人力資源相關(guān)的信息,并且可將其傳遞給其他的經(jīng)理和執(zhí)行官。
選擇人力資源信息系統(tǒng)
在為組織構(gòu)建一套人力資源信息系統(tǒng)時(shí),必須使這個(gè)系統(tǒng)支持組織的人力資源戰(zhàn)略。這需要仔細(xì)分析整個(gè)組織和人力資源部門(mén)對(duì)人力資源信息的使用,但一般來(lái)說(shuō),對(duì)于人力資源信息系統(tǒng)的選擇主要取決于成本因素,而不是考慮到在多大程度上HRIS可以支持人力資源決策制定。
設(shè)計(jì)并實(shí)施人力資源信息系統(tǒng)
要設(shè)計(jì)出一套有效的人力資源信息系統(tǒng),專(zhuān)家們建議要從所需信息出發(fā):
- 什么信息是可得的?組織中需要什么樣的信息?
- 這些信息將如何使用?
- 遞交這些信息時(shí),需要什么樣的格式,才能與公司的其他信息數(shù)據(jù)相容?
- 誰(shuí)需要這些信息?
- 這些信息什么時(shí)候需要,以及需要的頻率怎樣?
對(duì)于這些問(wèn)題的解答,可以幫助公司確定必要的硬件與軟件設(shè)施。專(zhuān)家建議,應(yīng)該建立一個(gè)項(xiàng)目小組來(lái)做廣泛的規(guī)劃。在這個(gè)項(xiàng)目小組中,通常包括來(lái)自組織中幾個(gè)不同部門(mén)的代表,如人力資源與管理信息/數(shù)據(jù)處理部門(mén)。這個(gè)小組作為一個(gè)引導(dǎo)方向的工作委員會(huì),它們要總體把握使用者的需求,明確這個(gè)系統(tǒng)的期望功能,咨詢(xún)軟硬件銷(xiāo)售商并從那里得到報(bào)價(jià),而且還要了解此信息系統(tǒng)的安裝過(guò)程。在構(gòu)建人力資源信息系統(tǒng)時(shí),通過(guò)吸收來(lái)自眾多不同部門(mén)的經(jīng)理及其他代表的意見(jiàn),組織努力使所營(yíng)造的人力資源信息系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮其潛力,為使用者所接受,并且可以從整個(gè)組織的高度得以實(shí)行。
許多不同形式的軟件系統(tǒng)可以提供人力資源信息。一些人力資源信息系統(tǒng)的軟件需要使用計(jì)算機(jī)主機(jī),這意味著購(gòu)買(mǎi)和安裝的巨大花費(fèi)。其他一些人力資源軟件系統(tǒng)可以通過(guò)組織在本地區(qū)或更大范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)體系在個(gè)人電腦上運(yùn)行。越來(lái)越多的組織把因特網(wǎng)作為其使用人力資源信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。
通過(guò)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和企業(yè)外部網(wǎng)運(yùn)行人力資源信息系統(tǒng)
因特網(wǎng)使用者的劇增越來(lái)越多地引起了人力資源專(zhuān)家的關(guān)注,特別是在組織搭建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)或企業(yè)外部網(wǎng)時(shí)更是如此。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)是在因特網(wǎng)上運(yùn)行的組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。一項(xiàng)針對(duì)50家全球公司的調(diào)查表明,組織為收集和傳播人力資源信息而對(duì)人力資源內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的使用正呈現(xiàn)上升勢(shì)頭,其中45%的企業(yè)已使用全球性的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng),這一數(shù)字比一年前增長(zhǎng)了27%。
企業(yè)外部網(wǎng)是與因特網(wǎng)相連的、為組織內(nèi)員工提供外部經(jīng)濟(jì)實(shí)體信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。例如,員工可以通過(guò)企業(yè)外部網(wǎng),從組織外的第三者那里獲得相關(guān)的獎(jiǎng)懲信息。另一些情況下,員工可以從外部的工資表服務(wù)機(jī)構(gòu)那里得到他們的工資表信息,而且員工通過(guò)企業(yè)外部網(wǎng)還可以把自己的旅行要求提供給一些外部的旅行服務(wù)機(jī)構(gòu)。但是值得注意的是,無(wú)論是企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)還是企業(yè)外部網(wǎng),防止未授權(quán)或不正當(dāng)?shù)男畔@得和使用都是十分必要的。
以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)使得公司人力資源部門(mén)的管理效率得以大幅提高,并且使該部門(mén)能處理更加戰(zhàn)略性的、長(zhǎng)期的人力資源規(guī)劃問(wèn)題。公司主要通過(guò)以下四種方式使用以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的人力資源信息系統(tǒng)。
- 公告板。為分布在全球各地的組織員工提供個(gè)人保險(xiǎn)、工作崗位和培訓(xùn)等信息。
- 信息渠道。企業(yè)外部網(wǎng)或企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫(kù)相連,使組織中的員工可以自己查詢(xún)到獎(jiǎng)懲信息,如病假、401(k)等,為原本需要花費(fèi)大量精力用來(lái)回答員工咨詢(xún)的人力資源職員騰出了許多時(shí)間。
- 員工自我服務(wù)。許多企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)融入了員工自我服務(wù)選擇,通過(guò)它,員工可以獲得以及更新他們自己的個(gè)人記錄,改變或加入員工獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃,以及對(duì)其他地區(qū)的聘用機(jī)會(huì)做出反應(yīng)。很明顯,在員工自我服務(wù)的選擇允許的情況下,信息安全十分重要。
- 擴(kuò)大聯(lián)系。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和企業(yè)外部網(wǎng)的整合效果使得人力資源服務(wù)提供商的數(shù)據(jù)庫(kù)與雇主的數(shù)據(jù)庫(kù)連接在一起,便于他們之間的電子數(shù)據(jù)交換。同時(shí),員工可以在世界范圍內(nèi)遞交和獲得自己個(gè)人的具體信息。