從某種意義上講，人際關(guān)系是每一個(gè)人的一種重要的資源，如果合理利用，對(duì)每個(gè)人的發(fā)展都會(huì)起到重要的作用。對(duì)于管理者而言，人際關(guān)系——管理者的自我交際圈是其工作的有利補(bǔ)充。
在管理學(xué)書(shū)籍《管理的藝術(shù)》(亞歷山大·漢密爾頓研究所)一書(shū)中，作者指出管理者在封閉的內(nèi)部交際體系中常常會(huì)面臨困境，盡管考慮到了所有其他的交際手段，一些關(guān)鍵的事項(xiàng)仍未包括在內(nèi)即包含管理者自身在工作中的投入及其收益。
這種形式的交際是私人化的，也是極其重要。就像在IBM內(nèi)部，重大事務(wù)負(fù)責(zé)人的任命程序相當(dāng)繁雜，被稱作“文字處理”?！皞€(gè)人交際”描述了管理的程序，雖然看起來(lái)是一系列連續(xù)的偶然，但一旦敲定，便成為一個(gè)具有自我完善能力的完整實(shí)體。它包括以下幾個(gè)主要方面：
- 個(gè)人信息儲(chǔ)備的投入。包括所有你從資料上讀到的、摘下的、將在決策會(huì)議上提交討論的信息。如何投入并使其有效是關(guān)鍵所在。
- 自我分配任務(wù)。你在辦公室便箋上記下：“會(huì)見(jiàn)帕特-史密斯，討論亞當(dāng)·斯密理論”。這就是一種自我任務(wù)的分配。
- 與自己對(duì)話。大多數(shù)管理者很熟悉通過(guò)會(huì)談的方式做決定。但多數(shù)情況下，在兩個(gè)選擇之間，你需要做出評(píng)估，告訴自己為什么贊同，又緣何反對(duì)。這時(shí)，卻很少有人與自身對(duì)話，或許本人并沒(méi)有意識(shí)到。這種對(duì)話在決定做出之前一直是進(jìn)行著的。
- 自我提醒。你打開(kāi)辦公便箋，在下星期一的那頁(yè)寫(xiě)下：“給庫(kù)存管理部門(mén)發(fā)送有關(guān)變動(dòng)規(guī)定的備忘錄?！边@被稱之為自我提醒。
- 謀劃。這方面的個(gè)人交際應(yīng)納入你的重要事務(wù)之一。你需要注意：“庫(kù)房里的混亂拖延了客戶服務(wù)，我們必須在下個(gè)月底之前制定一個(gè)整理方案。”這只是你在某個(gè)特定的日子注意到的問(wèn)題，并考慮如何解決。你還會(huì)遇到更多其他的情況，但你可以通過(guò)獨(dú)立思考，自我交際這個(gè)問(wèn)題，去評(píng)估、改善并最終解決問(wèn)題。
一旦你將自我交際圈納入你交際網(wǎng)中的一個(gè)分支中，你將在以下方面進(jìn)行靈活地運(yùn)用：
- 在記錄中，將你的知識(shí)信息的投入系統(tǒng)化。
- 優(yōu)化自身時(shí)間安排。
- 突出重點(diǎn)，優(yōu)先解決重大問(wèn)題。
- 利用外界環(huán)境幫助記憶。
- 謀劃。
案例：
1.杰得·山德今年65歲，是一位資深的經(jīng)理。最近，他發(fā)現(xiàn)自己越來(lái)越心不在焉，并為此十分苦惱。他的醫(yī)師告訴他，在他這個(gè)年齡，這種現(xiàn)象是很正常的，醫(yī)學(xué)治療不會(huì)有效。但由于這種討厭的毛病，山德的工作受到極大干擾。他十分惱火，最后他和他的秘書(shū)想了個(gè)辦法：從此只要是約會(huì)、截止日期、活動(dòng)工程的開(kāi)幕式、電話或信件的發(fā)送，所有這些事情都記在便箋、紙片上或錄下來(lái)，然后交給秘書(shū)。秘書(shū)按照時(shí)間順序以“要干……”的格式將這些整理成一種備忘錄。這種方法將山德的遺忘次數(shù)減至為零。
電腦的廣泛應(yīng)用，我們?cè)僖膊挥檬种频奈臋n應(yīng)付這類難題了。一些程序?yàn)槲覀兲峁┝吮憷脑诰€實(shí)時(shí)服務(wù)，例如，在將一系列管理者注意事項(xiàng)存檔之后，提醒裝置的警笛聲會(huì)告訴你半小時(shí)后會(huì)議開(kāi)始，同時(shí)告訴你需要帶上哪些資料。
2.安德森是一家中等保險(xiǎn)公司的人事主管。進(jìn)入公司不久，她開(kāi)始認(rèn)識(shí)到公司的高層與員工間缺乏溝通。于是，她決定創(chuàng)辦一份機(jī)關(guān)刊物來(lái)架設(shè)橋梁，消除這種隔閡。但如何去做呢？她在刊物發(fā)行方面的知識(shí)十分有限，根本就不知道從何處開(kāi)始著手。
她借鑒其他公司辦刊物的經(jīng)驗(yàn)，拜訪了一些刊物的編輯，并研究他們的發(fā)行刊物。最后她對(duì)公司的機(jī)關(guān)刊物有了一個(gè)完整的構(gòu)想。她相信這將是一份極具影響力的刊物。她為員工辟出專門(mén)的版面，并加入適合他們的品味的文章，同時(shí)還刊載其他人或她自己的一些觀點(diǎn)，關(guān)注個(gè)人與公司的前景。
她所遵循的交際原則是通過(guò)個(gè)人交際圈打開(kāi)新局面——通過(guò)閱讀和與經(jīng)驗(yàn)人士、專家間的私人談話，最終形成自己的想法：在綜合了各種理念、數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)后，發(fā)揮主觀創(chuàng)造性，找到滿足自己特殊需求的途徑。
以下的指南將幫助你提高個(gè)人交際中的技能與完善個(gè)人交際圈：
1.通過(guò)其他各種渠道，譬如你的上司或下屬來(lái)擴(kuò)大你的個(gè)人交際圈，取長(zhǎng)補(bǔ)短。
2.利用工具或是采取行動(dòng)來(lái)強(qiáng)化這個(gè)體系，例如：
(1)借助備忘工具。我們可以采用不同的方式記事：便箋、錄音或指派秘書(shū)。管理者們不斷探索新方法：有人將一份特殊的報(bào)告裝在他的上衣口袋里，以便記住將其帶回家；有人將報(bào)告系在鑰匙上(他必將用鑰匙關(guān)辦公室的門(mén))。
(2)備忘錄標(biāo)準(zhǔn)化。那些任務(wù)很重的管理者需要確保他們的方法十分簡(jiǎn)單易行，以便任何時(shí)候都可以使用。同時(shí)，還要做到每天隨時(shí)檢查。如果你將要做事情的記錄有條理地輸入電腦，每天的定時(shí)檢查是必不可少的。一些管理者讓下屬來(lái)負(fù)責(zé)檔案工作，記錄并提醒他們接下來(lái)的事務(wù)。
(3)充分利用你的最佳記憶方式。有的人視覺(jué)記憶能力強(qiáng)，有人擅長(zhǎng)于聽(tīng)覺(jué)記憶。借助一些提醒工具來(lái)鞏固你的記憶模式。
(4)與自身交流?！拔医o自己最好的建議，”一位管理者說(shuō)。為了揭開(kāi)事實(shí)的真相，探求其本質(zhì)，他經(jīng)常自問(wèn)自答，做出嚴(yán)格的評(píng)價(jià)，最終得到滿意的答案。“我并沒(méi)有精神分裂，我只是將其他人潛意識(shí)里所做的事表象化了。”