在肯尼斯·布蘭查德和斯賓塞·約翰遜合著的《一分鐘經(jīng)理人》一書中，兩位作者提出了與眾不同的一個管理理念：高效管理并不費時。這一理念有兩個重要的前提：(1)與下屬接觸的時間質(zhì)量遠比時間長度重要(就如同你與小孩相處—樣)；(2)下屬最終應該能夠?qū)崿F(xiàn)自我管理。
該書所講述的內(nèi)容為人們學習如何進行有效管理提供了參考，它主要講述的是一位年輕人尋找高效經(jīng)理的故事。在尋訪過程中，年輕人遇到過形形色色的經(jīng)理，但高效經(jīng)理屈指可數(shù)。在這個故事中，年輕人發(fā)現(xiàn)經(jīng)理們主要分為兩類：一類是非常嚴厲的經(jīng)理，他們關(guān)心的是所謂的“利潤底線”，其管理風格往往是命令式的。年輕人認為，在這種經(jīng)理的領(lǐng)導下，組織以犧牲員工利益為代價來獲取績效。而另一類經(jīng)理關(guān)心員工甚于關(guān)心績效，在這種“仁慈型”經(jīng)理的領(lǐng)導下，這種組織可能會以犧牲組織利益來獲取績效。相比這兩類經(jīng)理，該書認為(從年輕人的角度來看)，一位高效的經(jīng)理應該能夠使組織與員工相得益彰，實現(xiàn)雙贏。
書中的年輕人所面對的困惑是，沒有幾個效率較高的經(jīng)理愿意與大家分享經(jīng)驗。但幸運的是，現(xiàn)在他遇到了“一分鐘經(jīng)理人”，這個經(jīng)理不僅愿意和年輕人分享其高效的“秘密”，而且對年輕人許諾說，除了每周兩小時與下屬見面的時間外，他可以在任何時候與其會面。與“一分鐘經(jīng)理人”初次見面后，年輕人被派去向該經(jīng)理的下屬討教這種一分鐘管理方法成功的“秘密”，這些下屬看來都深受“一分鐘經(jīng)理人”的影響。這樣，故事開始了，接下來，通過年輕人與“一分鐘經(jīng)理人”本人及其下屬的接觸、對話，該經(jīng)理的智慧、經(jīng)驗以及他有效的管理之道躍然紙上。
除了一般性的管理理念之外(例如，經(jīng)理無須花費太多時間即可與下屬相處融洽)，該書認為高效管理意味著組織及其員工能夠?qū)崿F(xiàn)雙贏，因為當員工自我感覺良好的時候，他們就會把工作做好。書中重提了管理學暢銷書籍中多年來經(jīng)常提到的三種管理技能：目標設(shè)定、通過表揚的方式進行正面強化和口頭懲戒。作者認為運用這些技能無須花費太多時間，每一種技能甚至都可以在一分鐘內(nèi)完成(因此，這些策略被稱為“一分鐘目標”、“一分鐘表揚”和“一分鐘懲戒”)。下文是關(guān)于如何有效運用這三種策略的簡介。
一分鐘目標
“一分鐘目標”要求明確責任及績效標準的性質(zhì)，否則，員工將不知道組織期望他們做什么，他們只能在黑夜中胡亂摸索。大量研究成果都說明了目標對達到績效標準的重要性，而《一分鐘經(jīng)理人》中所提供的有效利用績效目標的方法與以往的這些研究具有連貫性。作者通過對“一分鐘經(jīng)理人”的一位下屬進行訪談，特別強調(diào)以下幾點：
- 經(jīng)理要與下屬就需要完成的工作任務達成共識；
- 要把每一個目標以簡短的語言寫在一頁紙上，并且讓每個人都能在一分鐘之內(nèi)讀完；
- 就下屬所期望達到的每個目標進行溝通，以期有一個清晰的績效標準；
- 不斷檢測每個目標、績效表現(xiàn)以及兩者之間的差距。
上述四個方面都著重強調(diào)員工應該能夠進行自我管理。要讓員工知道，一分鐘管理中的重要內(nèi)容在于回憶“一分鐘經(jīng)理人”是如何教會他如何設(shè)立一分鐘目標的。在故事情節(jié)中，“一分鐘經(jīng)理人”拒絕為下屬解決問題，事實上“一分鐘經(jīng)理人”會因為下屬有這一想法而感到憤怒。他堅持讓下屬自己去解決問題，并且會命令下屬趕快著手去解決將來的實際問題，而不再占用一分鐘經(jīng)理人的寶貴時間。
一分鐘表揚
書中的年輕人與其拜訪的第二位員工一起分享了“一分鐘表揚”的奧秘。這一觀點與有關(guān)管理學著作中正強化的論斷有某種相似。具體來說，即經(jīng)理應該花時間發(fā)掘員工的長處而不是批評其短處。為了實現(xiàn)這一點，“一分鐘經(jīng)理人”首先密切關(guān)注新來的員工，并對他們的進步進行詳細的記錄。當“一分鐘經(jīng)理人”發(fā)現(xiàn)員工做對了某件事情時，一分鐘表揚的機會就來了(正面強化)。如何進行一分鐘表揚呢？
讓員工知道你會對他們的工作進行評價；
- 當你發(fā)現(xiàn)員工長處時一定要及時進行表揚，要告訴他們好在哪里，并且要讓他們知道你心中的感受；
- 當對員工的績效感到滿意時，留出足夠時間讓你的這種意見被員工充分了解，鼓勵他們繼續(xù)保持這種業(yè)績；
- 合適時與他們握握手或以其他方式進行身體接觸。
需要再次說明的是這些步驟都與自我管理密切相關(guān)。在這種經(jīng)理手下工作的員工很快就會懂得如何開展工作，懂得如何自我表揚。
一分鐘懲戒
書中的年輕人最后拜訪的下屬向他介紹了什么是“一分鐘懲戒”。這雖然是一個令人有些郁悶的話題，但他們的討論語氣卻是相當積極的。事實上，話題是從該下屬經(jīng)常會自我表揚并在做對事情后要求“一分鐘經(jīng)理人”給予表揚開始的。但是緊接著，她解釋如果她做錯事，“一分鐘經(jīng)理人”馬上會指出來，讓她知道錯在哪里以及“一分鐘經(jīng)理人”的真實感受。懲戒過后，“一分鐘經(jīng)理人”又會馬上對她的能力表示肯定，重要的是會表揚她是那種不會拒絕改正不恰當行為的人。該書指出，一分鐘懲戒應包括以下幾點：
- 讓員工知道你會用一種坦率的方式評價他們的工作；
- 懲戒錯誤的行為要及時，要告訴員工他們錯在哪里，留出時間以使他們能夠充分理解你的意思；
- 再一次強調(diào)你仍然很器重他們，必要時可以有一些身體接觸，如拍拍肩、握握手等，要讓他們知道再這樣下去可不行；
- 明確懲戒過后不再追究。
其他相關(guān)的管理技能
以上這三種管理技能構(gòu)成了該書的基本架構(gòu)。高效管理并不需要很多時間，只是要善于運用一些管理策略，即一分鐘目標、一分鐘表揚和一分鐘懲戒。除此之外，該書也介紹了其他一些相關(guān)的管理策略，如“什么時候適于采取握手等肢體接觸方法”。該書提議，當你與對方比較熟悉并希望能協(xié)助他獲取成功時，適當?shù)纳眢w接觸是一個很好的方式，這代表了一種鼓勵與支持，而不是推諉。
作者也強調(diào)了執(zhí)行問題，認為應該把經(jīng)理實施一分鐘管理的情況及時通知員工，并獲得他們的支持。這也表明，有效使用該方法的關(guān)鍵在于持有一種誠實、開放的態(tài)度。此外，該書也簡要地討論了其他幾個問題，例如，該書認為應該鼓勵員工循序漸進地從事組織所要求的新任務，逐步強化直至達到成功，用術(shù)語來說就是“塑型(shaping)”。一個人的行為是在不斷表揚和改進中形成的，而不是一次性正確地形成的。作者認為，如果經(jīng)理只是等待員工一次性正確地完成某項工作，那么員工可能因為一直缺乏必要的強化而早在成功之前就放棄了。
作者也認為必要時應該有一些備選策略，例如，對于新員工，不宜將標準設(shè)定過高，應把重點放在其目標設(shè)定上，引導他們正確地做事而不宜使用懲戒方式。由于新員工往往因缺乏經(jīng)驗而信心不足，因此目標設(shè)定和表揚鼓勵比懲戒更有效。如果經(jīng)理要與某個員工進行身體接觸，最好先給予他更多的肯定和支持而不是其他方式。類似的示例和觀點在書中并不少見，這里所概括的作為管理哲學和特殊管理技巧補充材料的由書中主要人物所描述的例子也揭示了同樣的觀點。
最終，在本書的結(jié)尾，那個年輕人為“一分鐘經(jīng)理人”所聘用，并成為第二個“一分鐘經(jīng)理人”。在回顧年輕人的成長過程時，作者總結(jié)了其中最重要的幾點：提高效率、注重思考和計劃、減少壓力、保持身體健康、與下屬同舟共濟，以及減少曠工和跳槽。
總結(jié)
做為近幾年來管理學暢銷書籍的代表作之一，《一分鐘經(jīng)理人》一書的主要觀點是：高效管理需要真正地關(guān)心他人，同時應該使員工明確了解組織對其行為的要求。而且，它認為比學習成為“一分鐘經(jīng)理人”更有價值的是，將自己培養(yǎng)成為老板，這樣最終就能為自己工作。此外，正如成為第二個“一分鐘經(jīng)理人”的那個年輕人所總結(jié)的那樣，這些管理技能不應該是那種為獲取競爭優(yōu)勢而藏起來的“不傳之秘”，它應該為人們所共享。這是非常正確的，因為，只有懂得給予的人最終才能從他人那里得到回報。