導(dǎo)言
現(xiàn)代的組織所面臨的挑戰(zhàn)越來(lái)越多地來(lái)自迅速變化的環(huán)境，其中一些重要因素有新技術(shù)擴(kuò)散、全球市場(chǎng)變化、(最近出現(xiàn)的)恐怖主義的威脅等。當(dāng)代的組織必須有靈活的架構(gòu)，能夠適應(yīng)市場(chǎng)變化，能夠在全國(guó)范圍內(nèi)甚至在全球范圍內(nèi)；贏得競(jìng)爭(zhēng)，協(xié)作工作體系(collaborative work system，CWS)為接受這類挑戰(zhàn)提供了基本原則和方法。協(xié)作及協(xié)作工作體系不是新事物，而是一些幫助組織和團(tuán)隊(duì)取得成功的原則和方法。成功實(shí)現(xiàn)協(xié)作需要遵循十條主要原則。有效應(yīng)用這些原則的協(xié)作型組織存在一組共同點(diǎn)，而在沒(méi)有實(shí)現(xiàn)協(xié)作工作體系的組織中卻存在另外一組共同點(diǎn)。
各個(gè)層級(jí)的管理者和員工協(xié)同工作，其業(yè)績(jī)會(huì)超過(guò)個(gè)人單獨(dú)工作的業(yè)績(jī)，當(dāng)一種工作要求多種創(chuàng)新能力、多種技能和謹(jǐn)慎的判斷力，并且由具備不同的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的員工來(lái)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)時(shí)，這個(gè)現(xiàn)象會(huì)更加明顯。協(xié)作工作體系是完成這些目標(biāo)的方法而不是結(jié)果。
協(xié)作工作體系的內(nèi)容
協(xié)作工作體系是協(xié)作系統(tǒng)原理的具體應(yīng)用，是在多變環(huán)境中取得成功必不可少的方法。所有組織為完成目標(biāo)(包括對(duì)客服務(wù)和完成財(cái)務(wù)目標(biāo))都要進(jìn)行一定程度的協(xié)作。協(xié)作工作體系將協(xié)作原則提到了新的高度，因此在業(yè)績(jī)上會(huì)超過(guò)那些沒(méi)有一貫把協(xié)作原則作為實(shí)踐準(zhǔn)則，或者沒(méi)有把協(xié)作作為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)方法的組織。
相對(duì)于想當(dāng)然認(rèn)為協(xié)作活動(dòng)會(huì)自動(dòng)形成的組織而言，既重視協(xié)作活動(dòng)又注意在各層次積極、堅(jiān)定、有意識(shí)地應(yīng)用和培育協(xié)作活動(dòng)的組織，能擁有明顯的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。組織高層的戰(zhàn)略指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)對(duì)實(shí)現(xiàn)協(xié)作工作體系是最重要的。盡管基于團(tuán)隊(duì)的組織和自主工作制度也都有協(xié)作活動(dòng)，但是這類組織在協(xié)作的深度和多樣性方面還不夠，不足以充分發(fā)揮協(xié)作工作體系的潛力。
協(xié)作工作體系是取得優(yōu)異成果的重要戰(zhàn)略。員工通過(guò)協(xié)作活動(dòng)發(fā)揮作用，但是他們實(shí)現(xiàn)業(yè)績(jī)的能力聲常受到組織內(nèi)部障礙的制約，這些障礙讓他們不能從事組織所期望的協(xié)作活動(dòng)。組織內(nèi)部各個(gè)層級(jí)都有一些重要員工，他們負(fù)責(zé)解決問(wèn)題、制訂重要決策并加以執(zhí)行、創(chuàng)造新方法、改進(jìn)企業(yè)做事的方式、建立各種關(guān)系和為未來(lái)作出戰(zhàn)略規(guī)劃。他們的工作程序和工作方法的效率以及工作制度，決定了他們發(fā)揮潛力的程度。高水平的協(xié)作能力可激勵(lì)正式的和非正式的學(xué)習(xí)活動(dòng)，能提高各個(gè)層次的工作效率。
如果協(xié)作成為組織戰(zhàn)略，成為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的能力要求，并且成為組織文化的主要內(nèi)容，那么協(xié)作就能夠起到以下幾個(gè)方面的作用：
- 消除影響協(xié)作工作體系的組織障礙；
- 各層次員工都知道何時(shí)和怎樣進(jìn)行協(xié)作工作，能在不浪費(fèi)時(shí)間和重要資源的前提下完成組織目標(biāo)；
- 組織的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者創(chuàng)建的制度具有高度靈活性，可作功能性調(diào)整并且能夠?qū)ψ兓沫h(huán)境迅速作出反應(yīng)；
- 發(fā)生在組織部門(mén)內(nèi)部和部門(mén)之間的消耗減少，取而代之的是高水平的跨職能合作；
- 團(tuán)隊(duì)為自己行為的結(jié)果負(fù)責(zé)，并努力達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)；
- 組織的流程和職能之間形成互相依賴、互相作用、互相關(guān)聯(lián)的密切關(guān)系，組織業(yè)績(jī)持續(xù)處于高水平狀態(tài)。
協(xié)作工作體系并不需要正式的團(tuán)隊(duì)或基于團(tuán)隊(duì)的組織制度(例如將團(tuán)隊(duì)作為組織基本組成單位的組織制度)，但是組織的協(xié)作能力卻可以通過(guò)采用這樣的架構(gòu)得到增強(qiáng)。團(tuán)隊(duì)經(jīng)常作為組織協(xié)作的最常見(jiàn)方式出現(xiàn)，因此為在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及團(tuán)隊(duì)間成功地進(jìn)行協(xié)作，與成功的協(xié)作組織相關(guān)的設(shè)計(jì)、管理、工作流程等內(nèi)容都是值得探討的重要內(nèi)容。
協(xié)作型組織的原則
協(xié)作工作體系的十條原則是：
1.“協(xié)作活動(dòng)以組織取得成果為核心?！?/strong>協(xié)作是組織完成目標(biāo)和戰(zhàn)略進(jìn)而取得長(zhǎng)期成功的必要方法。協(xié)作活動(dòng)本身不是結(jié)果而是取得結(jié)果的手段。這條原則強(qiáng)調(diào)組織的共同目標(biāo)，共同目標(biāo)讓每個(gè)人都能夠了解到自己在實(shí)現(xiàn)企業(yè)的中間目標(biāo)和最終目標(biāo)的過(guò)程中所扮演的角色。如果協(xié)作活動(dòng)以組織的成果為核心，那么每個(gè)人都會(huì)以共同的目標(biāo)和任務(wù)為中心，進(jìn)而在工作中減少自利行為。員工知道該做什么，并且能以有效率、有效果的方式做事。如果協(xié)作活動(dòng)不是以組織的成果為中心，組織中就可能出現(xiàn)沖突和矛盾，員工在自己的職能領(lǐng)域內(nèi)會(huì)無(wú)法表現(xiàn)出最佳狀態(tài)，有時(shí)候會(huì)犧牲組織的總體目標(biāo)。
2.“通過(guò)聯(lián)合組織支持系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)組織所有權(quán)。”這條原則基于這樣一種認(rèn)識(shí)——所有支持系統(tǒng)必須和組織目標(biāo)及原則保持一致。如果把協(xié)作工作體系作為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的一條既定戰(zhàn)略，那么所有支持系統(tǒng)都必須從人事、時(shí)間、地點(diǎn)和方法上支持協(xié)作活動(dòng)。這些支持系統(tǒng)包括管理系統(tǒng)、組織設(shè)計(jì)、業(yè)績(jī)管理系統(tǒng)和信息及通訊系統(tǒng)等。能夠建立所有權(quán)觀念的支持系統(tǒng)可顯著增加獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的可能性。如果支持系統(tǒng)配置得當(dāng)，員工就能穩(wěn)定而持續(xù)地完成個(gè)人目標(biāo)、中間目標(biāo)以及組織總體目標(biāo)，同時(shí)得到相應(yīng)回報(bào)。如果這些系統(tǒng)不能發(fā)揮作用，員工就會(huì)得到混亂的信息，造成組織混亂和業(yè)績(jī)低下。
3.“明確并實(shí)施幾條嚴(yán)格規(guī)則?！?/strong>這條原則適用于組織決策過(guò)程所用的政策、實(shí)踐和方法。對(duì)幾條嚴(yán)格規(guī)則的明確規(guī)定能讓每個(gè)人都知道該做些什么。這些規(guī)則的應(yīng)用要體現(xiàn)一致性，個(gè)人要承擔(dān)應(yīng)用這些規(guī)則的責(zé)任。這條原則的實(shí)施可以讓個(gè)人和團(tuán)隊(duì)達(dá)成對(duì)工作內(nèi)容方面的共識(shí)，同時(shí)不會(huì)削弱完成工作的能力。這條原則還能讓人們排除障礙，為完成目標(biāo)和任務(wù)作出重要決策。規(guī)則過(guò)多會(huì)導(dǎo)致組織缺乏活力和冒險(xiǎn)的精神，規(guī)則太少會(huì)讓組織陷入缺乏方向和一致性的困境。
4.“把握聚集和發(fā)散的節(jié)奏?！?/strong>這條原則可以平衡創(chuàng)建新工作方法和堅(jiān)持工作原則二者的關(guān)系。這既是一個(gè)發(fā)散思考、創(chuàng)造不同工作方式的過(guò)程，也是聚集一致意見(jiàn)、推動(dòng)工作進(jìn)程的過(guò)程。管理發(fā)散和聚集過(guò)程對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是非常重要的，在聚集和發(fā)散過(guò)程中有可以把握的節(jié)奏。當(dāng)個(gè)人、團(tuán)隊(duì)或者部門(mén)之間進(jìn)行協(xié)作時(shí)，為完成目標(biāo)會(huì)產(chǎn)生很復(fù)雜的行為。聚集和發(fā)散的每個(gè)周期都會(huì)產(chǎn)生一個(gè)引發(fā)下一步行為或者誘導(dǎo)周期啟動(dòng)的中間目標(biāo)。如果能夠有效管理聚集和發(fā)散活動(dòng)，那么組織中就會(huì)自然而言地出現(xiàn)做事的新方式和新理念，還可以形成在預(yù)定時(shí)限內(nèi)完成目標(biāo)的工作能力。
5.“及時(shí)管理復(fù)雜的取舍決策。”進(jìn)行及時(shí)、有效的決策需要具備相關(guān)的知識(shí)、技能和程序。當(dāng)協(xié)作單位面臨互相影響、互相依賴的復(fù)雜決策時(shí)，就經(jīng)常要在互相矛盾的標(biāo)準(zhǔn)和信息之間作出取舍。要管理這種取舍問(wèn)題，作出有效決策，有時(shí)候需要協(xié)作單位及時(shí)發(fā)現(xiàn)并獲取各種知識(shí)、技能和信息。如果能夠及時(shí)作出復(fù)雜決策，協(xié)作單位可以增強(qiáng)繼續(xù)前進(jìn)的信心。
6.“為討論、對(duì)話和信息共享創(chuàng)建更高的標(biāo)準(zhǔn)?！?/strong>協(xié)作過(guò)程可能會(huì)非常復(fù)雜，同時(shí)對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)又非常重要。要有效管理這個(gè)過(guò)程，領(lǐng)導(dǎo)人必須認(rèn)識(shí)到良好的組織形式、指導(dǎo)活動(dòng)和協(xié)調(diào)技巧的重要性。更高的標(biāo)準(zhǔn)意味著工作人員能夠直接獲取信息、建議和專家意見(jiàn)，能夠使用有效決策的新方法，能夠得到參與協(xié)作工作體系的滿足感和使命感。如果沒(méi)有借助指導(dǎo)或培訓(xùn)來(lái)提高組織的協(xié)作能力，組織的決策活動(dòng)會(huì)遭遇困境，組織的目標(biāo)和預(yù)期會(huì)更難以實(shí)現(xiàn)，工作人員會(huì)為尋求安全感而堅(jiān)持自己的意見(jiàn)和看法。這種情況下組織很難取得突破性進(jìn)展或者從事有風(fēng)險(xiǎn)的活動(dòng)。
7.“培養(yǎng)個(gè)人責(zé)任心?！?/strong>在協(xié)作過(guò)程中，如果組織的員工對(duì)自身的角色和職責(zé)承擔(dān)個(gè)人責(zé)任，各協(xié)作單位的能力就會(huì)增強(qiáng)。責(zé)任心意味著員工會(huì)形成完成目標(biāo)的能力，清除完成目標(biāo)的障礙，將工作目標(biāo)置于個(gè)人利益之上，用信心、冒險(xiǎn)和守時(shí)來(lái)達(dá)到完成工作的目的。責(zé)任心意味著員工在做好本職工作的同時(shí)能支持協(xié)作過(guò)程。如果缺乏責(zé)任心，員工不會(huì)承認(rèn)自己的責(zé)任和過(guò)錯(cuò)，他們通常會(huì)采取有利于個(gè)人利益的行動(dòng)。
8.“配置權(quán)力、信息和決策權(quán)。”這條原則意味著團(tuán)隊(duì)及成員要擁有所有必要的工具，包括制訂重要決策的權(quán)力，制訂有效決策所需的技能、知識(shí)、信息，具備執(zhí)行為有效完成目標(biāo)所作決策的資源和輔助活動(dòng)。如果具備上述條件，工作人員就能及時(shí)有效地執(zhí)行決策，會(huì)以強(qiáng)烈的責(zé)任心努力完成本職工作。如果沒(méi)有配置權(quán)力、信息獲取權(quán)和決策權(quán)，工作人員會(huì)感到缺少支持和方向，感到對(duì)協(xié)作過(guò)程沒(méi)有控制權(quán)。當(dāng)決策和計(jì)劃需要修改就會(huì)導(dǎo)致混亂和無(wú)序狀態(tài)。
9.“將協(xié)作作為指導(dǎo)性的過(guò)程?！?/strong>這條原則意味著采取協(xié)作工作體系的組織必須把協(xié)作原則作為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的戰(zhàn)略性原則。為此，組織必須具備一定數(shù)量的，有足夠的知識(shí)、技能和培訓(xùn)經(jīng)歷的員工，這些人能夠在成功進(jìn)行協(xié)作活動(dòng)的過(guò)程中發(fā)揮專業(yè)才能。如果組織有能力進(jìn)行協(xié)作，它們就有能力同時(shí)管理多個(gè)相互獨(dú)立或者相互依賴的活動(dòng)。這樣的組織具有良好的組織能力，快速處理障礙、清除障礙的能力，方便獲取相關(guān)信息的能力，卓越的溝通能力和作出合理決策并及時(shí)執(zhí)行的能力。如果不把協(xié)作作為指導(dǎo)性原則，組織內(nèi)各種會(huì)議就難以產(chǎn)生結(jié)果或者形成目標(biāo)，員工會(huì)因?yàn)闆](méi)有完成目標(biāo)而感到沮喪，有權(quán)力的管理人員可能會(huì)干涉協(xié)作單位的具體活動(dòng)。
10.“設(shè)計(jì)、鼓勵(lì)彈性組織?！?/strong>今天成功的組織必須能對(duì)商業(yè)環(huán)境的各種變化作出快速反應(yīng)，必須采用彈性架構(gòu)來(lái)開(kāi)展工作并在動(dòng)態(tài)商業(yè)環(huán)境中進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)。彈性組織采用正式和非正式的架構(gòu)來(lái)提高完成工作的速度和效率。全球市場(chǎng)環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)的日趨復(fù)雜和動(dòng)態(tài)的特性要求組織能夠根據(jù)實(shí)際情況采用不同的組織架構(gòu)。這類組織打破了傳統(tǒng)組織中存在的障礙，提高了組織的競(jìng)爭(zhēng)能力和應(yīng)對(duì)商業(yè)環(huán)境變化的能力。在這種架構(gòu)下，信息和決策活動(dòng)轉(zhuǎn)移給做事的人，而不是控制他人做事的人。彈性架構(gòu)組織的領(lǐng)導(dǎo)人將決策權(quán)分散化以實(shí)現(xiàn)效力最大化，他們有管理高水平的跨部門(mén)活動(dòng)的能力。如果組織架構(gòu)缺乏彈性，協(xié)作活動(dòng)就會(huì)缺乏效率，會(huì)浪費(fèi)寶貴資源，在制訂決策和執(zhí)行決策過(guò)程中都會(huì)花費(fèi)更長(zhǎng)時(shí)間。
應(yīng)用協(xié)作原則
制造業(yè)企業(yè)在職能化的員工組織的幫助下利用實(shí)物生產(chǎn)有形產(chǎn)品?，F(xiàn)在它們的組織架構(gòu)已經(jīng)變得更加扁平化，用不同方式辦事的手段更加靈活，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化的速度更快，能更好地保持競(jìng)爭(zhēng)力。制造業(yè)通過(guò)縱向一體化和橫向一體化來(lái)實(shí)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，還采用了“基于團(tuán)隊(duì)的組織”、“高業(yè)績(jī)制度”、“自主型團(tuán)隊(duì)”和“社會(huì)技術(shù)型制度”等工作制度。如果應(yīng)用得當(dāng)，這些建立在原則基礎(chǔ)之上的制度可以產(chǎn)生卓越的業(yè)績(jī)。所有這些制度都反映了工作組織方式以及員工的權(quán)力從領(lǐng)導(dǎo)層向生產(chǎn)過(guò)程或車間轉(zhuǎn)移的趨勢(shì)。隨著組織變得更加扁平和更加靈活，進(jìn)行協(xié)作的機(jī)會(huì)就會(huì)更多。組織領(lǐng)導(dǎo)人必須清楚地預(yù)見(jiàn)到“怎樣”和“什么時(shí)候”進(jìn)行正式或非正式的協(xié)作。當(dāng)決策需要由多人作出，或者決策的有效實(shí)施需要?jiǎng)e人配合，或者決策需要由一組員工來(lái)執(zhí)行時(shí)就會(huì)出現(xiàn)“什么時(shí)候”進(jìn)行正式或非正式的協(xié)作這一問(wèn)題。
當(dāng)服務(wù)行業(yè)的相關(guān)知識(shí)、技能和專業(yè)技術(shù)由多個(gè)人掌握時(shí)，當(dāng)決策和任務(wù)的完成需要依靠其他員工或組織中的其他部門(mén)時(shí)，當(dāng)有效執(zhí)行決策需要其他團(tuán)體的配合時(shí)，或者當(dāng)多個(gè)團(tuán)隊(duì)或領(lǐng)域需要共享資源并需要就完成目標(biāo)達(dá)成共識(shí)時(shí)，組織中會(huì)出現(xiàn)協(xié)作問(wèn)題。相反，如果協(xié)作過(guò)程沒(méi)有良好的指導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)，如果“命令與控制”員工的措施讓向員工授權(quán)成為抽象的概念，或者如果管理人員沒(méi)能與員工共享信息或沒(méi)有直接為員工提供完成任務(wù)所需的信息，那么協(xié)作的工作環(huán)境將會(huì)很不經(jīng)濟(jì)。
新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)會(huì)產(chǎn)生獨(dú)特而全新的機(jī)會(huì)。職能式組織的專業(yè)知識(shí)是以部門(mén)的形式劃分，而不是采用與之相反的基于產(chǎn)品或客戶的組織架構(gòu)劃分的。另一種設(shè)計(jì)是以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)的模式，即組織綜合性的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的協(xié)調(diào)和分配工作。全球化的壓力，缺乏新產(chǎn)品所導(dǎo)致利潤(rùn)率下降的威脅，及時(shí)發(fā)布新產(chǎn)品以形成先發(fā)制人的局面，都是這些組織面臨的挑戰(zhàn)。這里的問(wèn)題是何時(shí)、何地和與誰(shuí)協(xié)作來(lái)充分利用重要資源。此外，為有效的協(xié)作提供培訓(xùn)活動(dòng)，提出預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間框架也是重要的。
這十條原則也可以應(yīng)用于“虛擬組織”。虛擬組織是指“團(tuán)隊(duì)中的個(gè)人共同努力完成超越時(shí)間、空間以及(或者)組織界限傳送的組織任務(wù)”。虛擬組織的獨(dú)特性在于它們橫跨了存在于多個(gè)國(guó)家的組織與功能的實(shí)體界限。盡管虛擬組織的工作人員并不在同一地點(diǎn)工作，但仍然有可能在虛擬組織中應(yīng)用協(xié)作工作體系。
結(jié)論
協(xié)作工作體系是基于協(xié)作原則的體系，其主要目的是實(shí)現(xiàn)高業(yè)績(jī)。協(xié)作工作體系通過(guò)知識(shí)共享和相互支持的方式持續(xù)提高員工的創(chuàng)新才能。
如果人們?cè)谧非蠊餐繕?biāo)的過(guò)程中能進(jìn)行有效的協(xié)作，特別是在工作任務(wù)要求同時(shí)具備多種技能、多種知識(shí)、不同的經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新能力的時(shí)候進(jìn)行協(xié)作，協(xié)作的業(yè)績(jī)會(huì)超越個(gè)人獨(dú)立工作或部門(mén)獨(dú)立工作的業(yè)績(jī)。隨著組職工作和任務(wù)的復(fù)雜性不斷增加，組織還要認(rèn)真計(jì)劃并執(zhí)行彈性組織架構(gòu)和協(xié)作措施，以便面對(duì)多種形式的競(jìng)爭(zhēng)。成功應(yīng)用以上十條協(xié)作原則的組織，員工的歸屬感和參與感會(huì)得到增強(qiáng)，組織決策活動(dòng)會(huì)更加一致，組織執(zhí)行活動(dòng)會(huì)更加有效，在組織中職務(wù)權(quán)力會(huì)被知識(shí)和領(lǐng)導(dǎo)行為所取代，員工學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)的速度將更快，組織應(yīng)對(duì)環(huán)境變化的速度也會(huì)更快，用多種方式完成目標(biāo)的手段會(huì)更加靈活，組織架構(gòu)會(huì)更趨扁平也更加重視跨職能的工作能力。