大家都喜歡實(shí)打?qū)嵉刈鍪?，沒有人喜歡那些好像永遠(yuǎn)也開不玩的會(huì)。會(huì)議會(huì)消耗經(jīng)理人及管理者的時(shí)間，也會(huì)占用每位員工過多的工作時(shí)間，最終導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)。
開會(huì)是必要的，但也不能過于頻繁。在大多數(shù)情況下，如果要求參加會(huì)議的人過多，會(huì)議就變成了推進(jìn)一項(xiàng)議程的討論會(huì)，而開會(huì)真正要解決的問題卻得不到解決。讓員工參與討論，將信息傳達(dá)給他們，并讓他們有機(jī)會(huì)說出自己的觀點(diǎn)，這些固然必要，但是組織應(yīng)當(dāng)找到一些方法，能在不浪費(fèi)過多時(shí)間的情況下滿足這些要求。
作為一個(gè)經(jīng)理人，你可能要參加許多與你部門活動(dòng)有關(guān)的會(huì)議以及其他組織會(huì)議。你可能無法控制或改變那些組織會(huì)議，但你可以安排你所在部門的會(huì)議，令其變得高效。會(huì)議管理并沒什么訣竅，只有以下簡單的幾點(diǎn)要求：
- 制定會(huì)議目標(biāo)。
- 制定議程，但要有一定的靈活性。
- 會(huì)前說明需要與會(huì)者所作的具體準(zhǔn)備(這樣就不需要重復(fù)討論同一個(gè)問題)。
- 只要求那些能夠作出貢獻(xiàn)或有必要得知會(huì)議結(jié)果的人參加。
- 采取對話的方式，而不是討論。
- 關(guān)注事實(shí)及其合理性。
- 公開討論關(guān)鍵的問題。
- 在可利用資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行必要的討論。
- 列一張附有任務(wù)和日程的行動(dòng)列表。
- 記錄會(huì)議結(jié)果。
- 將會(huì)議結(jié)果告知所有有必要知道的人。
我們必須意識(shí)到，有時(shí)會(huì)議的召開很突然，沒有時(shí)間作上述準(zhǔn)備。雖然會(huì)議的要求可能無法寫下來發(fā)給每個(gè)人，但遵循這些步驟能讓會(huì)議過程更規(guī)范，減少會(huì)議時(shí)間。