管理者在分配任務和工作時應通過闡明角色和目標的方式確保每位下屬了解工作中必須完成的職責、功能和活動及期望的結果，因為即使下屬能力很強、激勵水平很高，如果他不清楚個人責任和優(yōu)先級排序，也可能無法達成高水平的績效。闡明角色和目標是指對計劃、政策和角色期望的溝通。闡明角色和目標包括的主要行為類別有：①定義工作責任和要求；②設定績效目標；③分配具體任務。其目的是為了指導和協(xié)調工作活動，確保人們了解做什么、如何做。理解上的混亂會導致錯誤方向的努力、忽視重要職責，而熱衷于某些無關緊要的活動。工作越是復雜和多維，就越難決定需要完成哪些工作。
當工作單位成員中存在大量的角色模糊或角色沖突時，闡明角色和目標的行為可能更重要。如果組織有明確的規(guī)則和制度指導工作如何完成，且下屬清楚地了解這些規(guī)則，或者下屬是訓練有素的專業(yè)人士，具備獨立完成工作的專業(yè)技術訣竅，則闡明角色和目標的重要性較低。
多項不同類型的研究發(fā)現(xiàn)，在闡明角色和目標的行為與管理效能之間存在正相關關系。來自多項研究(包括一些現(xiàn)場實驗研究)的證據表明，設置具體、有挑戰(zhàn)性的目標通?？梢愿纳?a target="_blank" >績效。
闡明角色和目標的行動指南:
下面的行動指南指出，領導者應如何向下屬有效分配任務并闡明其角色和職責：
1．清楚地解釋工作任務
在分派任務時，使用清晰、易懂的語言。如果涉及不止一項任務，一次說明一項任務以避免混亂。說明需要完成什么、應該何時完成，并說明期望員工達成的結果。向員工解釋在完成這類工作時，需要遵循的組織規(guī)則或標準程序。
2．解釋完成該任務的原因
除非原因顯而易見或時間極為緊迫，管理者應解釋為何這項任務是必要的、重要的，以及為何你選擇特定員工來負責此事。了解一項任務的意圖，可以提高員工對任務的承諾水平，提升員工在面對阻力時的主動解決問題的意愿。
3．確認員工理解該任務
要保持警惕，注意員工不理解上級指令或不愿按要求完成工作的跡象(如困惑的表情、遲疑的回答)。對于一項個人以往未承擔過的復雜任務，仔細詢問下屬確保其真正理解是有益的。例如，可以詢問員工打算如何完成工作。
4．就如何完成工作，向員工提供必要的指導
如果員工需要關于如何完成任務的指導，管理者應以簡單、清晰的語言說明工作程序，一次僅說明一個步驟。指出正確和錯誤的程序，并解釋那些能表明程序是否正確的關鍵點。如果任務涉及的是短時間內就能完成的可觀察程序，而員工缺乏相關經驗，管理者應向員工展示工作程序，并在員工完成工作時在一旁觀察，及時提供反饋和輔導。
5．解釋不同目標或責任的優(yōu)先級排序
工作任務往往涉及不止一種類型的目標，在多個目標間可能需要權衡與妥協(xié)。例如，任務目標可能同時涉及完成工作的數量和質量，花費過多時間完成一項目標就可能危及另一項目標。不存在簡單的方法來確定目標優(yōu)先級，但管理者應思考該任務對工作單元和組織的重要性。管理者有必要向員工說明不同目標的相對重要性，并提供如何達成目標間有效平衡的指導。
6．為重要任務設定清晰的目標和完成期限
清晰、具體的績效目標對于指導員工投入努力、提高工作激勵水平，通常很有幫助。目標可能涉及單個下屬的績效，或者團隊或工作單元的整體績效。管理者應在考慮任務難度、下屬技能和可用資源的基礎上，設定有挑戰(zhàn)性、同時又是可實現(xiàn)的目標。對于需要在給定時間、日期內完成的任務，為整個任務確定明確的截止日期，或者為每個重要步驟設置截止日期，都是有益的。