評估提案項目對每一位新上任的經(jīng)理人來說都是一項挑戰(zhàn)，此項能力體現(xiàn)了經(jīng)理人的工作精神和自身的局限性。而挑戰(zhàn)的難度，要看該項目所涉及的學(xué)科范疇和工作經(jīng)驗是否為經(jīng)理人所熟知，以及該項目是需要由經(jīng)理人所在的單位單獨完成，還是也涉及其他小組。
一般來講，項目經(jīng)理很少涉及本部門不同的學(xué)科，對于小型項目來說也是一樣。例如，負責“新產(chǎn)品／服務(wù)開發(fā)”或“對現(xiàn)有產(chǎn)品／服務(wù)進行改進”的經(jīng)理人，不僅要了解技術(shù)、營銷、銷售方面的知識，還要與各個支持職能部門打交道。新學(xué)科知識的引入以及其他單位的參與，往往會使項目評估過程變得復(fù)雜。
請思考一下往常你如何評估部門成員提交的項目提案。我在這里建議的評估過程適用于所有性質(zhì)的提案，無論是研究還是項目實施方案，無論涉及哪門學(xué)科，無論你所在的組織屬于學(xué)術(shù)界、政府部門、產(chǎn)業(yè)界還是非營利組織。假設(shè)你最近收到的提案是關(guān)于整合組織內(nèi)部多個子單位。這讓整個評估過程變得復(fù)雜，但是很少有提案是僅僅針對某一個子單位的。那么你該如何進行評估？
基本上，你有三個選擇：(1)粗略地瀏覽一遍提案然后把它忽略，因為你還有很多重要的事務(wù)尚未處理；(2)給出一番嚴苛的評論然后拒絕；(3)仔細閱讀并深入理解提案，要求提案人對你不清楚的地方提供詳細的解釋，然后再作出是否實施的決定。選擇(1)的人將給出這樣的反饋：“不要打擾我。我手頭上還有很多事沒有處理完，更不要說考慮什么新提案了。”這種做法會使組織停止運作。選擇(2)是一個負面的反饋。任何負面的評論都需要面對面的討論。你不能僅僅通過電子郵件或便條就作出一個否定的回絕。即使你或許不認同這個提案，那么你也可以通過面對面的討論，向?qū)Ψ秸f明你反對的原因，并表示出你對該提案還是感興趣的。
如果你選擇了(3)，你要求得到更詳細的信息，你向?qū)Ψ奖砻髁四愕呐d趣，以及你有時間來處理此事。這表現(xiàn)了你積極的態(tài)度，你不僅愿意支持這些新的提議，而且還希望了解更多并參與其中。對于以上三種選擇的討論表明了你的要求，而且通常會促成對原提議的重建或改進。如果沒有通過面談來澄清彼此的想法，而僅僅是通過筆頭來表達你的決定，只會導(dǎo)致未來機遇的流失。
在對項目提案的評估過程中，你需要提出一些問題，以幫助你理解該項目的涉及范圍，以及該項目是否具有潛力來達到組織規(guī)定的新項目標準。回想一下你成為經(jīng)理人之前的經(jīng)歷，有多少次返工是因為工作范圍不夠明確、工作范圍不斷擴大、小組和職能需要之間的問題未得到徹底解決，以及項目的復(fù)雜性沒有得到明確的界定？想想有多少時間浪費在了返工上面，這不僅是一種成本浪費，而且會造成客戶的不滿。
假設(shè)這項提案已經(jīng)包含了作出決定所需的基本信息，那么你可以考慮提出以下問題：
- 為何這項提案應(yīng)該被批準實施？
- 這項提案能給組織帶來什么利益？
- 這項提案是否體現(xiàn)了新觀點？
- 如果獲得批準，那么組織會獲得什么附加價值？
- 這項提案的特點、優(yōu)勢、利益分別是什么？
- 這項提案有什么獨特之處？
- 如果這項提案付諸實施，將會為客戶、組織或社會提供哪些好處？
- 這項提案是否涉及本國以外？
- 實施這項提案所需的費用如何？
- 這項提案需要從相關(guān)組織職能中獲取哪些資源？目前可以立即獲得嗎？
- 如果提案提出了一些新觀點，那么目前的哪些實踐需要隨之調(diào)整或消除？
- 項目從設(shè)計提案、驗證、通過層層審批，到最后付諸實踐，整個過程需時多久？
- 如果該項目延遲，會造成什么影響？
另一個可行的方法就是考慮一些慣常問題，比如：這項提案能達成什么目的？組織接受或不接受這項挑戰(zhàn)的原因？這項挑戰(zhàn)需要我們完成什么任務(wù)？由誰來負責達成目標？需要何時完成這些任務(wù)？需要在哪里完成這些任務(wù)？如何評估業(yè)績？